FIBU-Konten verwalten

Konten die für den regulären Geschäftsverkehr unterstützend notwendig sind, werden unter „Service/ Installation – FIBU-Konten verwalten – Reiter Sonstige“ hinterlegt.

Die Zuweisung der Erlös- & Wareneingangskonten unterliegt einer bestimmten Systematik:

1. Die Hauptartikelgruppe 000000 sollte in jeder Steuerklasse ein allgemeingültiges Erlös- oder Wareneingangskonto aufweisen.

• In ihrer Finanzbuchhaltung ist keine weitere Untergliederung der Konten pro Artikelgruppe vorgesehen. Somit überprüft Facto, ob in der Artikelgruppe ein Konto hinterlegt wurde. Ist dieses nicht vorhanden, wird das Konto aus der Hauptartikelgruppe 000000 herangezogen.
  
  
• Wird bei der Neuanlage von Artikelgruppen die Hinterlegung von Konten unter FIBU-Konten verwalten vergessen, wird im Rechnungsausgangsbuch das Konto 00000 ausgewiesen und erzeugt somit einen Importfehler in der Finanzbuchhaltung. Um dies zu umgehen muss in der Hauptgruppe 000000 ein Konto zugewiesen werden.
  
  

1. Die Hinterlegung der die Erlös-/ Wareneingangskonten für jede Steuerklasse und Artikelgruppe hinterlegt. Desweiteren kann für eine bessere Auswertung, den einzelnen Artikelgruppen ein separates Wareneingangskonto zugewiesen werden.

Reiter Einkauf

Im Reiter Einkauf werden die Wareneingangskonten für jede Steuerklasse und Artikelgruppe hinterlegt. Desweiteren kann für eine bessere Auswertung, den einzelnen Artikelgruppen ein separates Wareneingangskonto zugewiesen werden. In der Artikeklgruppe 0 sollte ein allgemeingültiges Wareneingangskonto zugewiesen werden um Fehlbuchungen zu umgehen. Bei der Lieferantenrechnung wird der Wareneingang im Soll gebucht.

EU-Lieferanten mit UST-IDnr. erhalten in der entsprechenden „EU Stkl1“ das Wareneingangskonto und

EU-Lieferanten ohne UST-IDnr. definieren die Wareneingangskonten im entsprechenden Land (Spalte hinter Eu Stkl. 9). Nur bei korrekt geschlüsselten Kundenstammdaten werden die Länder sichtbar. Zur Kontenpflege beachten sie die Vorschriften des USt-Gesetzes. Ist die Lieferschwelle erreicht, sind die Konten des Empfängerlandes entsprechend der Fibu händig zu ändern.

Reiter Umlagerung

Die Konten im Reiter Umlagerung stellen ein Zwischenkonto im Wareneingangsbereich dar. Die Umlagerungskonten sollten für die erforderlichen Steuerklassen (7 %-ige und 19 %-ige Artikel) hinterlegt werden.

Nähere Erläuterungen siehe Online-Hilfe: Umlagerungen

Reiter Rechnung

Ordnen sie den jeweiligen Artikelgruppen die Erlöskonten der jeweiligen Steuerklasse zu.

EU-Kunden mit UST-IDnr. erhalten in der entsprechenden „EU Stkl1“ das Erlöskonto und

EU-Kunden ohne UST-IDnr. müssen die Erlöskonten im entsprechenden Land definiert werden (Spalte hinter Eu Stkl. 9). Es werden nur Länder sichtbar, für die im Kundenstamm entsprechende Kunden korrekt geschlüsselt angelegt wurden. Zur Kontenpflege beachten sie die Vorschriften des USt-Gesetzes. Ist die Lieferschwelle erreicht, sind die Konten des Empfängerlandes entsprechend der Fibu händig zu ändern.

Reiter Barverkauf

Ordnen sie den jeweiligen Artikelgruppen die Erlöskonten der gewünschten Steuerklasse zu.

EU-Kunden mit UST-IDnr. erhalten in der entsprechenden „EU Stkl1“ das Erlöskonto und bei

EU-Kunden ohne UST-IDnr. müssen die Erlöskonten im entsprechenden Land definiert werden (Spalte hinter Eu Stkl. 9). Es werden nur Länder sichtbar, für die im Kundenstamm entsprechende Kunden korrekt geschlüsselt angelegt wurden. Zur Kontenpflege beachten sie die Vorschriften des USt-Gesetzes. Ist die Lieferschwelle erreicht, sind die Konten des Empfängerlandes entsprechend der Fibu händig zu ändern.

Reiter Kasse

Ordnen sie den jeweiligen Artikelgruppen die Erlöskonten der entsprechenden Steuerklasse zu.

EU-Kunden mit UST-IDnr. erhalten in der entsprechenden „EU Stkl1“ das Erlöskonto und für

EU-Kunden ohne UST-IDnr. müssen die Erlöskonten im entsprechenden Land definiert werden (Spalte hinter Eu Stkl. 9). Es werden nur Länder sichtbar, für die im Kundenstamm entsprechende Kunden korrekt geschlüsselt angelegt wurden. Zur Kontenpflege beachten sie die Vorschriften des USt-Gesetzes. Ist die Lieferschwelle erreicht, sind die Konten des Empfängerlandes entsprechend der Fibu händig zu ändern.

Reiter Eigenbedarf

Eigenbedarf ist vorgesehen zur Entnahme von Artikeln aus Ihrem Warensortiment für betriebliche, nicht für private Zwecke. In der Regel sind das Gegenstände des Betriebsbedarfs, also Arbeitsmittel, die zur Erledigung beruflicher Aufgaben dienen. Derartige Gegenstände haben nur Hilfsfunktionen, sind aber selbst nicht die Erwerbsgrundlage.

Eigenbedarf ist nicht zu verwechseln mit Eigenverbrauch!

Unter „Service\Installation – Grundeinstellungen – Finanzbuchhaltung“ gibt es die Möglichkeit bei Eigenbedarf und Diebstahl die Fibukonten entsprechend der Artikelsteuerklasse zu verwenden und nicht aus Steuerklasse 0. Dies dient zur Abgrenzung der 7%-igen und 19%-igen Artikel in der Finanzbuchhaltung. Der Eigenbedarf wird ohne Steuer gebucht, aber es werden bei gesetztem Haken die Wareneingangskonten der entsprechenden Steuerklasse für 7%-ige und 19%-ige Artikel herangezogen. Wird der Haken nicht gesetzt, werden alle Artikel auf das Steuerklasse 0 – Konto gebucht. Damit erfolgt keine Abgrenzung der Artikel mit unterschiedlicher Steuerklasse in der Finanzbuchhaltung.

Bei „Service/Installation – FIBU-Konten verwalten – Reiter Eigenbedarf“ wird das Wareneingangskonto hinterlegt.

Nähere Erläuterungen siehe Online-Hilfe: Eigenbedarf

Reiter Privatentnahme

Privatentnahmen sind nur bei Einzelunternehmen und Vollhaftern anzuwenden und dient zur Entnahme von Waren und Erzeugnissen des Unternehmens für private Zwecke und ist Umsatzsteuerpflichtig.

Bei „Service/Installation – FIBU-Konten verwalten – Reiter Privatentnahme“ wird das Erlöskonto für Privatentnahme hinterlegt.

Nähere Erläuterungen siehe Online-Hilfe: Privatentnahme

Reiter Sachspende

Der Bereich Sachspenden ist für Spenden aus dem Warenbestand vorgesehen.

Sachspenden sind Umsatzsteuerpflichtig (§ 3 Abs.1b Nr.3 UStG), d.h. FACTO bucht Umsatzsteuer.

Hinweis! Für Auswertungen sind eigene Erlöskonten für Sachspenden hilfreich!
Buchungssatz: Zuwendungen/ Spenden an Erlöskonto (Spenden)

Nähere Erläuterungen siehe Online-Hilfe: Sachspende

Reiter Diebstahl/ Bruch

Der Bereich ist für physisch nicht mehr vorhandene Waren gedacht, d.h. der Dieb war erfolgreich. Ebenso verbuchen Sie hier Waren die beim Verkaufsvorgang zerstört werden (Bruch). Möglich sind auch Abwertungen der Waren die beim Verkaufsvorgang beschädigt wurden. Jedoch sollten Sie hierüber keine Bewertungen vornehmen, die infolge von Überlagerungen (Ladenhüter) zu Sonderpreisen angeboten werden! Diebstahl/Bruch verläuft buchungstechnisch wie Eigenbedarf.

Bei „Service/Installation – FIBU-Konten verwalten – Reiter Diebstahl / Bruch“ wird das Wareneingangskonto hinterlegt.
Buchungssatz: Diebstahl an Wareneingang

Die Belegerstellung erfolgt analog dem Eigenbedarf „Bestandsführung – Eigenbedarf – Eigenbedarf bearbeiten“, es wird die „Belegart Diebstahl / Bruch“ ausgewählt.

Nähere Erläuterungen siehe Online-Hilfe: Diebstahl / Bruch

Reiter Sonstige

In diesem Abschnitt werden besondere Buchungsfälle beachtet.

Negative Kassendifferenz / positive Kassendifferenz:

Mit dem Z-Bericht (Kassenabschluss) werden die Kassenvorgänge für jede Vorgangsart zusammengefasst (aufsaldiert) und zur Übergabe an das Rechnungswesen aufbereitet. Die Kasse vergleicht die Angaben des Bedieners mit ihren Daten. Differenzen zwischen Kassenbuchungen und Bedienerdaten signalisiert das System, nicht aber den Umfang und in welcher Zahlart.
Der Bediener kennt nicht den tatsächlichen Fehlbetrag. Er hat nun die Möglichkeit den Abschluss zu Wiederholen.
Wird weiterhin eine Kassendifferenz gemeldet, ist ein Abschluss mit einer Kassendifferenz unumgänglich. Das System verbucht die Differenzen auf den eingerichteten Sachkonten. An Hand des Buchungstextes (Z-Berichtsnummer und Kassenladenummer) kann die Buchhaltung die Differenz dem Verursacher zuordnen.

Im Feld „Sachkonto“ keine Konten eintragen.
Über das Feld „Gegenkonto“ legen Sie fest auf welchem Konto die Differenzen in der Fibu verbucht werden. Erfolgt kein Eintrag im Feld „Gegenkonto“, werden die Kassendifferenzen nicht in der Fibu gebucht, sondern nur auf dem Z-Bericht ausgewiesen.

Beachten Sie: Sachkonto im Soll, Gegenkonto im Haben
Das heißt, negative Differenzen werden im Haben negativ gebucht!

Buchungssatz:
Sachkonto an Gegenkonto + Betrag für positive Differenzen
Sachkonto an Gegenkonto - Betrag für negative Differenzen

In der Regel bewertet die Buchhaltung Kassendifferenzen, bevor diese händisch auf die entsprechenden Konten verbucht werden. Dafür ist im Gegenkonto ein Unterkonto des Geldtransits sinnvoll:
SKR03: S136x
SKR04: S146x

Natürlich können Sie auch auf Endkonten sofort verbuchen. Im Feld Gegenkonto sind Kostenkonten ebenso wie neutrale Bilanzkonten benutzbar. Beachten Sie aber die Regeln der Schnittstelle zu Ihrer Finanzbuchhaltungsoftware!

Einlage / Entnahme

Über diese Konten werden alle Bargeldbewegungen abgewickelt, die aus keinem üblichen Verkaufsvorgang hervorgehen.

Beispiele:

• Ein Mitarbeiter war mit dem Firmenwagen tanken. Er bekommt das Geld über die FACTO- Kasse bzw. dem FACTO- Barverkauf erstattet.
• Mitarbeiter waren auf Dienstreise und erhalten die Auslagen ebenso über diese Quelle erstattet.
• Ein Kunde möchte eine Rechnung in bar bezahlen.
• Kunden geben Trinkgeld. Im Feld „Sachkonto“ keine Konten eintragen. Im Feld „Gegenkonto“ ist ein Unterkonto des Geldtransits sinnvoll:
  SKR03: S136x
  SKR04: S146x

Natürlich sind andere Konten nutzbar (z.B. Verbindlichkeitskonten für erhaltenes Bargeld, Forderungskonten für Geldentnahmen)! Beachten Sie, Entnahmen werden mit negativem Betrag im Haben gebucht! Kontentausch ist nicht möglich! Auch wenn Sie keine Geldbewegungen dieser Art in Ihrem Unternehmen erwarten, sollten Sie dennoch Sachkonten hinterlegen!

Die Aufsplittung der Vorgänge ermöglicht Ihnen diese Vorgänge in der Buchhaltung automatisch zu verbuchen. In den „Grundeinstellungen - Finanzbuchhaltung - Kassen- und Barverkäufe - Erweitert - Ein- Auslagen“ ist jeder Vorgang einzurichten. Die Einstellungen obliegen der Buchhaltung!

Abschlag

Bei der Abschlagsrechnung erfolgt die Bezahlung von Teilbeträgen zum Gesamtbetrag für bereits erbrachte Leistungen.
Im Feld „Sachkonto“ keine Konten eintragen.
Im Feld „Gegenkonto“ ist das Abschlagskonto (Erlöskonto).

Nähere Erläuterungen siehe Online-Hilfe: Abschlagsrechnung

Wechselgeld

Im Feld „Sachkonto“ keine Konten eintragen.
Im Feld „Gegenkonto“ ist das Wechselgeldkonto.

Das System kann festes Wechselgeld und gleitendes Wechselgeld verwalten.
Eine ausführliche Beschreibung erhalten Sie im Dokument: Wechselgeld.