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Sammelrechnung

Verwendung​

Der Menüpunkt „Sammelrechnung“ dient zum Erstellen von Kundenrechnungen auf Basis bereits erledigter Lieferungen. Entsprechend den Einstellungen können die Lieferscheine zu unterschiedlichen Sammelrechnungen zugeordnet werden. Gleichzeitig werden alle unter „Aufträge bearbeiten“ erstellten Rechnungen gedruckt. Nach erfolgreichem Druck aller Rechnungen werden die Belege verarbeitet und in das Belegarchiv übergeben.

Einstellungen Kundenstamm​

Im Kundenstamm sind im Reiter „Einstellungen“ folgende Eingabefelder zu pflegen:

  • Kennzeichen Rechnungslegung
    Gruppierung der Kunden für Selektion zum Erstellen der Sammelrechnungen (täglich, wöchentlich, aller 2 Wochen…)

  • Mindestrechnungsbetrag
    Die Summe der zusammenzufassenden Lieferscheine muss mindestens diesem Betrag entsprechen.

  • Sammelrechnung

    • alle Lieferscheine zu einer Sammelrechnung zusammenfassen (Vorgabe)
    • Einzelrechnungen erstellen
    • Lieferscheine je Betreff-Text zu Sammelrechnungen zusammenfassen

  • Rechnungsexemplare
    Anzahl der Belege, die abweichend von den Systemvorgaben erstellt werden sollen.

  • Sammelrechnung als PDF via E-Mail versenden
    Erfolgreich erstellte und verarbeitete Sammelrechnungen via E-Mail an den Standard E-Mail-Kontakt des Kunden senden.

  • Textbaustein für E-Mail
    abweichender Textbaustein für diesen Kunden als E-Mail-Anschreiben

Sammelrechnungen erstellen​

Kundenauswahl​

Zuerst müssen die gewünschten Kunden ausgewählt werden. Per Voreinstellung werden alle Kunden berücksichtigt. Die Auswahlliste des Eingabefeldes „KZ-Rechnung“ enthält alle im Kundenstamm hinterlegten Kennzeichen.

Rechnungen generieren​

Es werden die Einstellungen zur Übergabe der Lieferscheine in Sammelrechnungen abgefragt. Man kann die Voreinstellungen des Kundestamms überschreiben, den Lieferzeitraum eingrenzen und das Erstellen der Lieferscheine aus den Filialen steuern. Mit der Eingabe eines Datums im Feld „vor Lieferdatum immer übergeben“ werden Lieferscheine unabhängig sonstiger Restriktionen in eine Rechnung übergeben. Werden diese Einstellungen deaktiviert, erfolgt nur der Druck bereits in FACTO erstellten Rechnungen ohne Berücksichtigung von zu berechnenden Lieferscheinen.

Auswahl Rechnungen/Gutschriften​

Angabe der Auswahlkriterien der im System vorhandenen Rechnungen und Gutschriften eingetragen. Ist an dem Drucker eine Kuvertiermaschine angeschlossen, kann hier die Seitenbegrenzung entsprechend der maximalen Leistung des Gerätes hinterlegt werden.

Rechnungsoptionen​

Als Letztes wird das Rechnungsdatum für alle zu druckenden Rechnungen / Gutschriften und die Versandart angegeben. Soll der E-Mail Versand der Belege im Nahmen eines anderen Mitarbeiters oder im Namen eines Mitarbeiterteams erfolgen, so kann das als Vorgabe für Druckdialog hier als Vorgabe festgelegt werden.

Im Anschluss werden die Sammelrechnungen erstellt und in einer Übersichtsliste zur Kontrolle angezeigt.

Sammelrechnungen kontrollieren und drucken​


In der Rechnungsübersicht werden alle selektierten Belege angezeigt. Diese Liste ist zu kontrollieren und gegebenenfalls zu korrigieren. Es können Belege zur Kontrolle angezeigt, aus der Liste entfernt oder zum Bearbeiten geöffnet werden.

Mit Start werden die Rechnungen getestet, gedruckt und anschließend verarbeitet. Die Belege können entweder einzeln getestet, gedruckt, bestätigt und verarbeitet werden oder alle zuerst getestet, gedruckt und nach Bestätigung alle verarbeitet werden. Ist der Belegtest nicht erfolgreich, wird der Vorgang für den betreffenden Beleg abgebrochen und ein entsprechender Vermerk in der Spalte „Fehlermeldung“ eingetragen. Erfolgreich gedruckte und verarbeitete Belege werden aus der Liste entfernt.