Auftragseinstellungen

Unter diesem Menüpunkt werden grundlegende Identifikationseigenschaften zur Bearbeitung von Aufträgen des Mandanten hinterlegt.

Filiale

Bei der Verwendung der Filialsteuerung erfolgt hier die Darstellung der Filialnummer.

Suchbezeichnung

Anzeige der Kurzbezeichnung der Filiale

Funktionen

Hier werden Funktionen für die Auftragsbearbeitung festgelegt (Beschreibung gilt bei gesetzter Funktion).

Angebot

Aktuelles Datum vor Angebotsdruck vorschlagen
Vor dem ersten Druck wird das aktuelle Datum als Belegdatum eingetragen und nicht das Erstellungsdatum vorgeschlagen.

Gültigkeitsdatum für Angebote erzwingen
Beim Druck des Angebotes erscheint die Abfrage des „Gültigkeitsdatums für Angebote“. Dieses Datum wird auf dem Beleg ausgewiesen und stellt somit das konkrete Enddatum des Angebotes dar. Ist diese Funktion nicht eingeschaltet, erfolgt keine Abfrage beim Drucken.

Auftrag

Auftrag immer anlegen
Wird ein Beleg neu erfasst, muss immer zuerst ein Auftrag dazu erstellt werden.

Auftragskontrolle aktivieren
Aufträge bleiben solange in der Auftragsbearbeitung stehen, bis alle Positionen geliefert und berechnet wurden. Zusätzlich können Teilrechnungen und eine Schlussrechnung für diesen Auftrag erstellt werden. Im Auftrag kann man den Abarbeitungsstand mit <Strg> + <N> einsehen.

Auftrag bei Kreditlimitkontrolle berücksichtigen
Bei der Auftragserstellung erfolgt ein ständiger Abgleich mit dem zur Verfügung stehenden Kreditlimit.

Hauptlieferant nicht in Angebot/ Auftrag übernehmen
Standardmäßig wird der Hauptlieferant des Artikels im Verkaufsvorgang hinterlegt. Durch die Aktivierung dieser Funktion wird in der Belegerfassung dem Artikel kein Lieferant zugewiesen. Dies erfolgt durch eine manuelle Auswahl.

Lieferschein/ Rechnung

Rechnungsempfänger = Kunde für Statistik
Die Statistikdaten werden immer dem Rechnungsempfänger zugeordnet.

Teil/Schlussrechnung aktivieren
Bei aktiver Auftragsverfolgung ist es möglich, Teilrechnungen für einen Auftrag zu erstellen. Der Auftrag wird mittels Schlussrechnung über alle Teilrechnungen und eventuell offene Artikelpositionen abgeschlossen. Die Teilrechnungen werden wie Standardrechnungen an die Finanzbuchhaltung übergeben. Bei Schlussrechnungen werden nur die Artikelpositionen an die Finanzbuchhaltung übergeben. Bitte beachten Sie, dass für die Verwendung von Teil- und Schlussrechnung Formularerweiterungen notwendig sind. Dabei erfolgen eine Kennzeichnung des Belegs als Teil- bzw. Schlussrechnung mit Verweis auf den Auftrag sowie das Einfügen der Verrechnungsposition für die Teilrechnungsbeträge.

Gedruckte Rechnung/ Gutschrift ändern
Rechnungen bzw. Gutschriften werden erst beim Druck des Rechnungsausgangsbuches im Belegarchiv abgelegt und können bis zu diesem Zeitpunkt nochmals bearbeitet werden.

Externe Belegverarbeitung
Wir stellen hiermit einen Dienst zur Verfügung, der die Belegverarbeitung übernimmt. Dadurch entstehen nach Abschluss des Kassiervorganges keine Wartezeiten an Kasse oder Barverkauf. Der Dienst muss manuell installiert und konfiguriert werden.

Lieferschein/ Rechnungsbestände sofort verrechnen
Bestände werden nicht erst nach erfolgtem Druck, sondern bereits beim Speichern des Beleges verrechnet.

Lieferanschrift in Belegposition (abw. Rechnungsempfänger)
Beim Zusammenfassen von Lieferscheinen zur Rechnung werden ein Zwischensummenkopfsatz und ein Zwischensummensatz je Lieferschein erstellt. In dem Kopfsatz werden allgemeine Lieferschein-Informationen eingetragen. Zusätzlich kann bei abweichendem Rechnungsempfänger die Lieferadresse des Lieferscheins (eventuell die Filiale, Außenstelle, Baustelle o.ä.) in die Position aufgenommen werden.

Aktuelles Datum vor Erstdruck vorschlagen
Vor dem ersten Druck wird das aktuelle Datum als Belegdatum und nicht das Erstellungsdatum vorgeschlagen.

Lieferdatum aus Auftrag beibehalten
Wird ein Lieferschein oder eine Rechnung aus einem Auftrag erstellt, fragt FACTO das Lieferdatum zur Sicherheit erneut ab, wobei das voraussichtliche Lieferdatum des Auftrags vorgeschlagen wird.

Rückdatierung von Lieferscheinen und Rechnungen sperren
Lieferscheine und Rechnungen auf ein zurückliegendes Datum zu setzen, wird vom System abgewiesen.

Skonto bei Zahlungsart „Bar“ als Sofortrabatt verrechnen
Das Skonto wird bei der Barzahlung als Sofortrabatt vom Gesamt-Brutto abgezogen und ist im Endbetrag enthalten.

Skonto bei Zahlungsart „Bar“ als Sofortrabatt nur bei Positionen ohne Endrabattvergabe verrechnen
Das Skonto wird nur für Artikel gewährt, welche keinen Endrabatt erlauben und wird bei der Barzahlung als Sofortrabatt verrechnet.

Erstellung der ZUGFeRD Anlage für PDF Dokument über Kundeneinstellungen steuern
Beim Druck von Rechnungen bzw. Gutschriften wird die ZUGFeRD XML Anlage nur bei Kunden mit ZUGFeRD Kennung in das PDF Dokument eingebettet.

Druck Sammelrechnung

Schalter zum Unterdrücken der Erlöswarnungen anzeigen
Rechnungen mit Erlöswarnung für einzelne Artikelpositionen konnten bisher nur manuell unter "Aufträge bearbeiten" gedruckt werden. Wird der Schalter "Erlöswarnung beim Testen der Belege ignorieren" unmittelbar vor dem Druck aktiviert, können diese Belege ebenfalls automatisch ausgegeben werden. Die Anzeige dieses Schalters muss in den Grundeinstellungen/ Auftragsbearbeitung aktiviert werden.

Belegerfassung

Einzelpreis immer abrunden
Berechnete Einzelpreise werden nicht kaufmännisch gerundet, sondern immer abgerundet.

Positionsrabatteingabe mit Begründung
Die Begründung kann auf dem Beleg sichtbar gemacht werden, ist aber in erster Linie für die nachträglichen Preisänderungsprotokolle und Rabattauswertungen gedacht.

Letzten Verkaufspreis an Kunden anzeigen
In jedem verkaufsrelevanten Kundenbeleg erscheint bei einem bereits verkauften Artikel das Feld „letzter Verkauf“ mit dem Datum des letzten Verkaufs und dem dazugehörigen Preis.

Suche nach Bestellnummern sperren
In der Belegerfassung kann keine Bestellnummer anstelle der Artikelnummer eingegeben werden.

Lieferdatum bei Belegerstellung eingeben
Damit der Liefertermin bei der Belegerstellung nicht vergessen wird, erfolgt durch die Aktivierung dieser Funktion eine automatische Abfrage. Als Default-Wert ist das heutige Datum voreingestellt.

Aktuelles Datum als Lieferdatum für Rechnung vorschlagen
Beim Rechnungsdruck wird das Lieferdatum mit dem heutigen Datum hinterlegt. Dieses Datum kann angepasst werden. Ist diese Funktion nicht gewünscht, muss der Anwender manuell das Datum eintragen oder wenn es vergessen wurde, erfolgt eine Datumsabfrage. Wird das Datum bewusst ignoriert, hinterlegt das System das aktuelle Datum auf dem Ausdruck.

Lieferdatum als Basis für Skonto- und Valuta-Zahldatum
In den Grundeinstellungen / Auftragsbearbeitung kann die Ermittlung des Skonto- und Valutazahldatum gesteuert werden. Per Voreinstellung verwendet FACTO das Belegdatum als Basis für die Berechnung. Soll das Lieferdatum als Basis genutzt werden, muss der Schalter „Lieferdatum als Basis für Skonto- und Valuta-Zahldatum“ aktiviert werden.

Artikel-Aufrufinfo auch für Barverkauf, Lieferschein und Rechnung anzeigen
Die Anzeige der Artikel-Aufrufinfo während der Erfassung von Barverkauf, Lieferschein und Rechnung wird über die "Auftragseinstellungen" in den Grundeinstellungen gesteuert. Standardmäßig ist die Anzeige bei diesen Belegarten deaktiviert.

Stücklisten in Belegerfassung

Stücklistenposition anzeigen
Der Stücklistenartikel wird komplett mit den dazugehörigen Artikelpositionen angezeigt. Ist diese Funktion deaktiviert, wird nur der Stücklistenartikel ohne Artikelpositionen angezeigt.

Belegkontrolle

Auftragswert exklusive Rechnungen ohne Fibu-Übergabe
Der offene Auftragswert wird anhand des Kreditlimits, der offenen Posten laut Finanzbuchhaltung und der offenen Lieferscheine und Rechnungspositionen ermittelt. Zusätzlich werden im Belegarchiv noch nicht an die Finanzbuchhaltung (d.h., in einem Rechnungsbuch gedruckt) übergebene Kundenbelege berücksichtigt. Diese zusätzliche Suche kann bei der täglichen FIBU-Übergabe deaktiviert werden, da die SQL Abfrage bei großem Datenbestand etwas dauert.

Warnung „Kreditlimitüberschreitung“ unterdrücken
Bei Aktivierung dieser Funktion erfolgt kein Dialogfenster bei einer Überschreitung des Kreditlimits.

Positionen mit Menge Null zulassen
Positionen mit Menge Null werden für den Verkauf/ Rechnungsstellung nicht zugelassen. Beim Druck von Artikeln mit Menge Null, wird nur eine Warnung ausgegeben. Bei aktivierter Funktion erscheint beim Druck die Meldung „Position kontrollieren“, wenn die Funktion nicht ausgewählt wurde, wird die Meldung: „Erlös der Position <= 0“ angezeigt.<br />
Positionen mit Preis Null zulassen (manuell eingetragen)
Wird in den Grundeinstellungen der Schalter „Positionen mit Preis Null zulassen“ aktiviert, erfolgt vor dem Belegdruck, bei manuell gesetztem Preis Null, keine Erlöswarnung.

Warnung „Erlös <=0“ anonym anzeigen <br /> Standardmäßig erfolgt im Barverkauf bei Unterschreitung des Einkaufspreises eine Meldung, dass der Erlös kleiner Null ist. Bei Aktivierung der Funktion: „Warnung Erlös <= 0 anonym anzeigen“ erscheint folgende Meldung am Bildschirm: „Position kontrollieren“. Damit ist für den Kunden die eigentliche Fehlermeldung nicht ersichtlich.<br />
Verkauf in negativen Bestand sperren
Artikel, deren Verkauf einen negativen Bestand verursachen würde, können nicht verkauft werden.

Warnung bei Verkauf in negativen Bestand anzeigen
Für Artikel mit Bestandführung kann eine Verkaufssperre oder nur eine Warnung generiert werden, sobald der Bestand negativ wird. Zum Aktivieren der Funktion müssen die entsprechenden Schalter in den Auftragseinstellungen gesetzt werden.

Warnung bei Erreichen des Mindestbestandes anzeigen
Die Pflege des Mindestbestandes erfolgt im Artikelstamm. Durch Aktivierung dieser Funktion wird in der Auftragserfassung bei Erreichen des Mindestbestandes eine Bildschirminfo ausgegeben. Der Benutzer kann daraufhin entscheiden, ob er den Verkaufsvorgang abbrechen oder fortsetzen möchte.

Endrabattvergabe

Hier wird die Anwendungsart eines Endrabattes in einem Beleg näher bestimmt. Ausnahmen dazu können im Artikelstamm hinterlegt werden.

Rabatt für Belege
Endrabatt wird am Ende des Beleges auf die Gesamtsumme angewandt.

Endrabatt als Positionsrabatt
Der Endrabatt wird für jede Position einzeln als Positionsrabatt angewandt.

Kein Endrabatt bei Positionsrabatt
Positionen, die bereits einen Positionsrabatt beinhalten, werden in den Endrabatt nicht einbezogen.

Kein Endrabatt bei Positionsrabatt/ Sonderpreis
Positionen, die bereits einen Positionsrabatt/ Sonderpreis beinhalten, werden in den Endrabatt nicht einbezogen.

Kein Endrabatt bei Sonderpreis
Positionen, die bereits einen Sonderpreis beinhalten, werden in den Endrabatt nicht einbezogen.

Mindestverkaufspreisbasis

Hinterlegen Sie hier die Mindestverkaufspreisbasis. Ein Verkauf unter diesem Preis ist nicht zulässig.

MHD Rabatt

In der Lagerverwaltung erfolgt während der Chargenerfassung die Hinterlegung des Mindesthaltbarkeitsdatums (MHD). Der allgemeingültige MHD-Rabatt, welcher bei dessen Erreichung eintritt, wird unter „Grundeinstellungen - Auftragsbearbeitung“ festgelegt. Der MHD-Rabatt des Artikels wird im Barverkauf oder in der Kasse sichtbar und seine Übernahme in den Verkaufsvorgang erfolgt durch den „Button MHD“ oder die Tastenkombination „ALT+F6“.

Rabattaktion

Bei einer Rabattaktion wird das gesamte Sortiment mit einen festgelegten Rabatt verkauft. Mit Hilfe des Button "Verkaufskonditionen für Rabattaktion bearbeiten" werden die Konditionsdatensätze verwaltet. Eine Rabattaktion für einen Tag oder einen beliebigen Zeitraum erfolgen. Die Handhabung dieser Konditionsart während der Preisermittlung wird im Verkaufspreisschema festgelegt. Neue Datensätze werden immer für die Preisbasis 0 (=> gültig für alle Preibasen) angelgt. Über ein Popup-Menü kann die Preisbasis des Datensatzes geändert werden, sodass die Rabattaktion zum Bespiel nur für den Bruttopreis gilt.