Filialbelege drucken

Vorrausetzungen

Wenn die Filialen ihre Kundenrechnungen bzw. -Gutschrift zum Erstellen des Originalbeleges mittels FACTO Datenaustausch automatisch an die FACTO Zentrale übermitteln, müssen diese hier gedruckt oder via E-Mail an die Kunden versandt werden. Der Druck der Belege in der Zentrale ist vor allem dann sinnvoll, wenn Prozesse der Filialen in die Zentrale verlagert werden sollen. Das vereinfacht die Arbeit in den Filialen und es entsteht kein Zeitversatz zwischen Erstellungszeitpunkt und Postversand des Beleges. Zusätzlich wird eine eventuell an den Drucker angeschlossene Kuvertiermaschine besser ausgenutzt.

Zum automatischen Übermitteln der zur druckenden FACTO Belege muss in den Grundeinstellungen der Filialen im Reiter „Filialsteuerung“ der Exportschalter „Rechnungen exportieren für zentralen Rechnungsdruck“ aktiv sein.

Einstellungen

Beim Öffnen des Programmpunktes werden die zu duckenden Filialbelege gruppiert nach Filiale und Belegart eingelesen und in der Liste angezeigt. Hier kann das zu verwendende Formular (Vorgabe: Standardformular des Arbeitsplatzes) angepasst und die Anzahl der zu erstellenden Exemplare (Vorgabe: 1 Exemplar) geändert werden. In der Spalte „Drucken“ muss die Auswahl auf „Ja“ für die zu druckenden Belege gesetzt werden.

Die Angabe der Seitenbegrenzung ist nur für Drucker mit angeschlossener Kuvertiermaschine gedacht, da diese Maschinen nur bis zu einer bestimmten Seitenzahl funktionieren.

Die Druckereinstellungen des Arbeitsplatzes werden als Vorgabe angezeigt. Ist der Schalter „E-Mail Versand für Rechnungen/Gutschriften entsprechend der Vorgabe aus Kundestamm“ aktiv, können die Belege auch als E-Mail für Kunden mit entsprechender Konfiguration im [Kundenstamm](/Hauptprogramm/Stammdaten/Kunden/KND) versendet werden.



Die Beschreibung der Einstellungen für den E-Mailversand ist in der Dokumentation der Einstellungen des Druckdialoges für Einzelbelege Abschnitt [Mailversand](/Hauptprogramm/Auftragsbearbeitung/BELEGDRUCK#mailversand) beschrieben.

Belege erstellen

Nachdem alle Einstellungen kontrolliert und gegebenenfalls angepasst wurden, kann die Belegausgabe gestartet werden. Dabei wird die Belegliste Zeilenweise abgearbeitet und die gedruckten Belege im Protokoll angezeigt. Das Protokoll kann im Menüpunkt „Protokolle anzeigen“ auch nachträglich kontrolliert werden. Soll ein Beleg für einen Kunden mittels E-Mailversand übertragen werden, werden der zu verwendende Kontakt für E-Mail des Kunden und gegebenenfalls der Textbaustein lt. Kundestamm als Textkörper der E-Mail verwendet.

Nach erfolgreicher Ausgabe der Belege werden diese aus der Ablage der zu druckenden Filialbelege entfernt.