Objektverwaltung

Aufgaben und Ziele der Objektverwaltung

Ein Objekt vereinigt alle Vorgänge ihrer Kunden und Lieferanten an einem gemeinsamen Vorhaben. Das kann eine Baustelle oder Ähnliches sein. Dabei kann das Objekt von einem oder mehreren Kunden bzw. Lieferanten bedient werden. In der Regel wird ein Objekt angelegt wenn mehrere Kunden unterschiedlicher Aufgabenbereiche Angebote zum gleichen Vorhaben anfordern. Alle in FACTO erstellten Belege für dieses Vorhaben werden einem Objekt zugeordnet. Es können separat vereinbarte Einkaufs- und Verkaufspreise hinterlegt werden. Sie erhalten schnell einen Überblick über den Realisierungsstand und können jederzeit die erzielten Umsatzzahlen für das gesamte Objekt einsehen. Ist das Vorhaben beendet wird es in FACTO geschlossen und über eine Nachkalkulation ausgewertet.

Grundeinstellungen

Bevor mit der Objektverwaltung begonnen wird, müssen unbedingt die Grundeinstellungen für die Objektverwaltung kontrolliert werden. Hier werden Kontrollen und automatische Prozesse während der Belegerfassung und Verarbeitung konfiguriert. Es wird empfohlen die Preisabsprachen mit Kunden bzw. Lieferanten aus Angeboten bzw. Bestellungen immer als Objektpreise zu speichern.

Objekte anlegen

Um ein neues Objekt zu erstellen, wird aus dem Nummernbereich die nächste Objektnummer angefordert. Nach dem Ausfüllen der allgemeinen Objektinformationen werden der Gültigkeitszeitraum, wenigstens aber das Startdatum und der verantwortliche Mitarbeiter, dem Objekt zugeordnet.

Dem Objekt können jetzt Kunden und Lieferanten zugeordnet werden. Denen können wiederum Artikel mit objektspezifischen Einkaufs- bzw. Verkaufspreisen hinterlegt werden. Einfacher ist es allerdings, Angebote für Kunden in der Belegerfassung dem Objekt zuzuordnen und die Eintragungen von FACTO vornehmen zu lassen.

Funktionen während der Belegerfassung

Belege können während der Belegerfassung in den Belegeigenschaften einem Objekt zugeordnet oder die Objektzuordnung geändert werden.

Beim Erstellen eines neuen Beleges testet FACTO ob der Kunde oder Lieferant einem aktiven Objekt angehört. Wenn ja, wird eine Objektzuordnung aus allen aktiven Objekten des Kunden bzw. Lieferanten angeboten.



Beim Verarbeiten eines Objektbeleges werden automatisch die Objektzuordnungen, Artikelsalden und Kontraktsalden aktualisiert.

Auswertungen

Im Reiter Belege können alle Kunden- und Lieferantenbelege eingesehen werden. Mit einem Doppelklick auf einen Beleg wird der Beleg aus dem Archiv angezeigt oder falls noch nicht fertiggestellt, in der Belegerfassung geöffnet.

Im Reiter Statistik werden die Anzahl der Belege, der Artikelpositionen sowie die Umsatzzahlen summiert je Art des Beleges angezeigt. Hier kann man den Abarbeitungsstand der Aufträge und Bestellungen auf einen Blick erkennen. Zu erwartende Erlöse und realisierte Erlöse sind ebenfalls dargestellt.