Mietvertrag
Allgemeines
Die Vermietung ist in FACTO ein eigenständiges Modul. Nur wenn das Modul lizenziert ist, werden die Funktionen der „Vermietung“ in FACTO sichtbar. Mittels dem Modul „Vermietung“ ist das Vermieten von Artikeln über einen längeren Zeitraum mit einmaliger oder zyklischer Rechnungslegung möglich.
Grundlagen
Grundeinstellungen
In den Grundeinstellungen Reiter „Sonstiges“ wird die Netto- und Bruttopreisbasis für den Vermietungspreis festgelegt. Das ist vor allen dann sinnvoll, wenn der Artikel auch im täglichen Verkauf verwendet wird. Dadurch lassen sich im Artikel die Verkaufs- und Vermietungspreise pflegen bzw. kalkulieren. Die als Vermietung gekennzeichneten Preisbasen können weder als Kundenstandardpreisbasis noch in einen Verkaufsbeleg verwendet werden.
Im Reiter „Nummernkreise / Nummernbereiche“ sind die Nummernkreise für die Belegarten „Mietangebot“, „Mietvertrag“ und „Mietvertrag Warenrücknahme“ gegebenenfalls anzupassen.
Konten für Finanzbuchhaltung
Werden die Kundenumsätze an die Finanzbuchhaltung übergeben, können im Menüpunkt „FIBU-Konten verwalten“ Reiter „Mietvertrag“ die Erlöskonten der Vermietung je Artikelgruppe und Steuerklasse hinterlegt werden. Werden hier keine Konten hinterlegt, wird das Standarderlöskonto des Artikels verwendet.
Artikel für Mietvertrag
Alle in einem Vermietungsbeleg erfassten Artikel werden von FACTO als „Artikel für Vermietung“ gekennzeichnet. Das heißt, beim Verarbeiten des Mietvertrages wird dieser Artikel einmalig im Bestand verrechnet und bei Beendigung des Mietverhältnisses dem Bestand wieder zugeführt. Bei der Berechnung des Mietvertrages erfolgt keine weitere Bestandsverrechnung. Sind Verbrauchsmaterial oder Servicepauschalen Bestandteil des Mietvertrages, bei denen, bei jeder Rechnungslegung der Bestand verrechnet werden soll, dann muss in den Positionsdetails das Kennzeichen „Verrechnungsposition für Vermietung“ entfernt werden. Diese Positionen werden bei der Rechnungslegung als normale Verkaufsartikel gehandhabt. Bei Beendigung des Mietverhältnisses werden diese Artikelpositionen nicht berücksichtigt.
Vermietungsablauf
Belegverlauf
Die Vermietung kann mit einem Mietangebot oder direkt mit einen Mietvertrag beginnen. Das vom Kunden bestätigte Mietangebot wird in einen Mietvertrag übergeben. Für den Mietvertrag wird einmalig oder zyklisch eine Rechnung gestellt. Solange die Vermietung erfolgt, verbleibt der Mietvertrag in der aktiven Datenbank. Nach Ablauf der Vermietung wird der Mietvertrag in einen Rücknahmebeleg übergeben und somit die Vermietung beendet.
Mietangebot
Das Mietangebot dient als Vorlage für Diskussionen mit dem Kunden über Vermietungskonditionen. Es kann analog dem Kundenangebot ebenfalls alternativ Positionen enthalten. Unterliegen die zu vermietenden Artikel der Chargen oder Seriennummernverwaltung, so ist hier noch keine Zuordnung notwendig. Alle sonstigen Vermietungseinstellungen, wie Vermietungszeitraum und Art der Rechnungslegung, können in den Belegeigenschaften hinterlegt werden. Wird das Angebot vom Kunden bestätigt erfolgt die Übergabe des Mietangebotes in einen Mietvertrag.
Mietvertrag
Der Mietvertrag beinhaltet die zu vermietenden Artikel mit Menge und Vermietungspreis je Abrechnung. In den Belegeigenschaften werden die Vermietungskonditionen hinterlegt. Dazu gehören das Vermietungsstartdatum, optional das Vermietungsenddatum und das Berechnungsintervall (einmalig, monatlich, jährlich, …). Das Datum der nächsten Rechnungsfälligkeit wird von FACTO automatisch ermittelt. Zur Kontrolle wird das Datum der letzten Rechnungslegung angezeigt.
Erst ein geruckter Beleg ist ein gültiger Mietvertrag. Vor dem Belegdruck wird der Mietvertrag auf Vollständigkeit und Korrektheit der Daten getestet. Nach den Druck erfolgt keine Verarbeitung des Bestandes bzw. der Seriennummern. Die Vermietungs- und Servicepositionen können anschließend zur Berechnung in einen Lieferschein, eine Rechnung oder Barverkauf übergeben werden.
Lieferschein für Vermietungspositionen
Die Vermietungspositionen können über einen separaten Lieferschein ausgeliefert werden. Dieser wird sofort nach Erstellung in der Auftragsbearbeitung zur Bearbeitung bzw. Druck geöffnet. Der Lieferschein wird später mit der Belegabarbeitung der Auftragsbearbeitung berechnet.
Lieferschein für Servicepositionen
Sollte der Mietvertrag Servicepositionen (wie zum Beispiel Verbrauchsmaterial, Wartungsgebühren...) enthalten, kann für diese Artikel ein separater Lieferschein erstellt werden. Der Lieferschein wird sofort zur Bearbeitung geöffnet und kann für tatsächlich erbrachte Leistungen angepasst werden.
Mietvertrag berechnen
Die Berechnung des Mietvertrages kann mittels Kundenrechnung oder Barrechnung erfolgen. Dazu kann der Mietvertrag direkt in die gewünschte Berechnungsart übergeben werden. Starten Sie dazu im Optionsmenü die Funktion "Mietvertrag an Kunden berechnen". Es besteht die Möglichkeit nur die Vermietungspositionen ohne eventuelle Servicepositionen in die Rechnung/Barverkauf zu übergeben. Der Erstellte Beleg wird sofort in der Auftragsbearbeitung zur Nachbearbeitung geöffnet und kann hier mit einen eventuell erstellten Lieferschein für Serviceartikel verknüpft werden.
Alternativ kann aber auch im „Barverkauf“ oder „Aufträge verwalten“ anstelle der Kundenummer die Nummer des Mietvertrags eingegeben (z. Bsp.: MV69000015) oder gescannt werden. Es wird dann der Mietvertrag in einen Barverkaufsbeleg oder Kunderechnung zur Berechnung eingefügt.
Die Berechnung der Mietverträge erfolgt immer über Verrechnungspositionen. Es muss sichergestellt werden, dass nur der Betrag berechnet wird und niemals eine erneute Bestandsverrechnung erfolgt. Solange ein Mietvertag läuft, kann er im Menüpunkt „Mietvertrag bearbeiten“ eingesehen werden.
Bestandsverrechnung
Der Mietvertrag führt keine Bestandsverrechnung durch. Diese erfolgt immer mit Hilfe der aus dem Mietvertrag erstellen Lieferscheine, Rechnungen bzw. Barverkauf. Die Bestandsverrechnung dieser Belege schreibt die verrechneten Mengen in den Mietvertrag zurück.
Rechnungsbuch
Der Mietvertrag selbst wird niemals an die Finanzbuchhaltung übergeben. Es werden aber die Kunderechnung und die Barrechnung in Form des Z-Berichtes übergeben. Für die Vermietung können im Programpunkt „FIBU-Konten verwalten“ separate Konten hinterlegt werden
Vermietung beenden
Wird die Vermietung beendet, werden aus dem Mietvertrag die zurückgegeben Artikel mittels der Funktion „Vermietung beenden“ in einen Rücknahmebeleg übergeben. Das können alle Artikel des Mietvertrags oder nur einzelne markierte Positionen zurückgenommen werden. Zurückgenommen Positionen werden im Mietvertrag gesperrt. Wurden allen Positionen des Mietvertrages zurückgenommen wird der Mietvertrag ins Belegarchiv verschoben. Der Rücknahmebeleg muss noch gedruckt bzw. verarbeitet werden. Bei der Verarbeitung werden die Artikel dem Bestand wieder zugeführt. Die Seriennummern werden wieder als „Bestand“ gekennzeichnet. Nach erfolgreicher Verarbeitung wird der Rücknahmebeleg ins Belegarchiv verschoben.
Formulareditor
Für die Vermietung gibt es einige spezielle Formularfelder, die für die Beleggestaltung verwendet werden können. Die Felder sind mit dem Präfix „U_“ gekennzeichnet.
U_JBAS Begin der Vermietung U_JBAE Ende Vermietung U_JBAI Intervall der Rechnungslegung (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich…) U_JBAL letztes erfolgreiche Ausführungsdatum U_JBAN nächstes Ausführungsdatum U_JBRL Datumsliste der Rechnungslegungen
Die Felder stehen in den Belegarten Mietangebot, Mietvertrag und Mietvertrag Warenrücknahme zur Verfügung
FACTO Monitor
Im FACTO Monitor werden in der Kachel „Mietverträge“ die zu berechnenden und abgelaufenen Mietverträge überwacht.
Mit einem Klick auf die Kachel wird die Liste Mietverträge mit Handlungsbedarf angezeigt.
Mit einen Doppelklicke auf einen Mietvertrag wird dieser zur Bearbeitung geöffnet.
Inventur
Die vermieteten Artikel können bei der Inventur nicht gezählt werden, sind aber dennoch Eigentum des Vermieters und gehören daher in die Bestandsbewertung der Inventur.
Um das Erfassen der vermieteten Artikel zu vereinfachen, steht im Programmpunkt „Inventur Zählisten bearbeiten“ die Importfunktion „Artikel aus aktiven Mietverträgen importieren“ zu Verfügung. Es werden alle bestandsverarbeiteten Vermietungsartikel aus den aktuellen Mietverträgen in die Zählliste eingefügt. Diese Artikelpositionen der Zählliste sind als „Verrechnungsposition für Vermietung“ gekennzeichnet, damit die Inventur diese später gesondert berücksichtigen kann.
Die Zählliste wird entsprechend des Inventurablaufes in die Inventur importiert. Dabei werden die Mengen und gegebenenfalls die Chargen bzw. Seriennummern der Vermietungsartikel gesondert gespeichert. Die Vermietungsmengen, gekennzeichnet mit „VV“, werden der Artikelzählmenge nur für die Anzeige und die Inventurbewertung zugerechnet. Bei Bestandsdifferenzauswertungen werden die Vermietungsartikel nicht berücksichtigt.