Prozessbeschreibung Auftragsbearbeitung

Vorwort

Die Auftragsbearbeitung verfügt über alle benötigten Funktionen um den gesamten Kunden-Verkaufsprozess im Unternehmen effizient abzubilden. Dazu gehören neben den alltäglichen Abläufen wie Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Stornorechnung und Gutschrift auch Werkstattaufträge und Lagerausgabescheine. Vorrausetzung für einen reibungslosen Ablauf des Verkaufsprozesses sind vollständig gepflegte Lieferanten-, Kunden- und Artikelstammdaten. Während der Auftragserfassung können sofort Daten an das Bestellwesen bzw. Filialumlagerung zur Warenbeschaffung übergeben werden. Die Kalkulation des Beleges zeigt jederzeit die erzielbaren Erlöse an. Durch die Übergabe des Rechnungsausgangsbuches an die Finanzbuchhaltung wird der Verkaufsprozess im Warenwirtschaftssystem abgeschlossen. Das Kreditlimit und die Gesamtsumme der offenen Posten der Kunden können aus der Finanzbuchhaltung direkt in die Auftragsbearbeitung übergeben werden. Die Provisionsauswertung erstellt eine genaue Übersicht der erzielten Umsätze und Erlöse je Mitarbeiter. Zusätzlich steht eine Vielzahl von Umsatzauswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Auftragskontrolle

In einem Auftrag ist zu jeder Zeit der Stand der Abarbeitung einsehbar. Zu jeder Position werden die Salden für „geliefert“ und „berechnet“ nachfolgender Lieferscheine und Rechnungen geführt. Die Differenz aus der Auftragsmenge und der noch nicht gelieferten Menge wird als „offen“ angezeigt. Wurde ein Auftrag komplett abgearbeitet, also alle Artikel geliefert und berechnet, wird der Auftrag automatisch ins Belegarchiv verschoben.

Belegverlauf

Im Belegverlauf ist jeder einzelne Kunden-, Lieferanten- bzw. Filialbeleg, der aus einem Angebot bzw. Auftrag hervorgegangen ist, ersichtlich.

Wege der Auftragsabarbeitung

Bei der Auftragsabarbeitung wird zwischen Lager- und Transitgeschäften unterschieden. Lagergeschäfte sind der Verkauf von Kleinstmengen bzw. Einzelartikeln aus dem aktuellen Lagerbestand durch Selbstabholung oder Anlieferung. Bei Transitgeschäften werden große Mengen vom Lieferanten direkt an den Kunden geliefert.

Lagerverkauf

Allgemeiner Ablauf

Der Verkauf des Lagerbestandes erfolgt in der Regel auf Grundlage von Verbrauchsprognosen des vergangenen Jahres bzw. von individuellen Bedarfsschätzungen. Sollte ein Artikel nicht vorrätig sein, kann dieser als Kundenkommission bei einer anderen Filiale oder beim Lieferanten bestellt werden. Auf jeden Fall erfolgt eine Selbstabholung oder die Anlieferung durch den Verkäufer. Grundsätzlich wird zwischen Bar- und Kreditverkauf unterschieden. Bei einem Barverkauf wird die Ware vor der Warenausgabe oder Anlieferung abkassiert, während beim Kreditverkauf der Kunde die Waren mittels Lieferschein erhält und später in Rechnung gestellt bekommt.

Belegfluss

Die Erstellung eines Angebotes ist nur auf Anfrage des Kunden notwendig. Barverkäufe von Kunden ohne Kundennummer können sofort als Barverkauf erfolgen. Für Verkäufe als Kreditgeschäft sollte, und für Kundenkommissionen muss der Verkaufsvorgang mit einem Angebot bzw. Auftrag beginnen. Zum einheitlichen Ablauf sollte generell ein Auftrag angelegt werden, da man diesen je nach Kundenanforderung problemlos in eine Sofort-/Einzelrechnung, Lieferschein bzw. Barverkauf übergeben kann. Die Lieferscheine eines Kunden werden später in einer Sammelrechnung zusammengefasst.

Zur Absicherung der Kreditverkäufe verfügt FACTO über mehrere Kontrollfunktionen. Aus der Finanzbuchhaltung werden das Kreditlimit, die offenen Posten und eine eventuelle Liefersperre importiert. Bei Kunden mit Liefersperre wird dem Bediener eine entsprechende Warnung angezeigt, dass dieser für den Kreditverkauf gesperrt ist und nur über den Barverkauf Waren erhalten kann. FACTO kontrolliert den Auftragsbestand des Kunden, sodass keine Warenlieferung über den Kreditrahmen erfolgen kann. Dazu wird die Summe der offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung mit der Summe der noch nicht berechneten Lieferscheine und noch nicht an das Rechnungsbuch übergebenen Rechnungen addiert und mit dem Kreditlimit verglichen. Wird der Kreditrahmen überschritten, erfolgt eine Warnung an den Bediener und der aktuelle Beleg kann nicht gedruckt werden. Diese Sperren können von Mitarbeitern mit entsprechenden Rechten (z.B. Marktleiter) in Eigenverantwortung übergangen werden. Anderenfalls können die Waren nur über den Barverkauf abgerechnet werden.

Realisierung von Transit- bzw. Streckengeschäften in FACTO

Allgemeiner Ablauf

In der Regel beginnt der Verkaufsvorgang mit einem Angebot. Zunächst werden beim Lieferanten die Einkaufspreise mittels Preisanfrage eingeholt und in das Angebot zur Kalkulation übernommen. Nach der Bestätigung des Angebotes durch den Kunden wird es in einen Auftrag übergeben. Auf Grundlage des Kundenauftrages wird beim Lieferanten eine Bestellung ausgelöst. Die Waren werden vom Lieferanten direkt beim Kunden angeliefert. Der Lieferschein des Lieferanten verbleibt meist beim Kunden. Die Rechnung des Lieferanten wird an den Verkäufer geschickt. Dieser erfasst die Rechnung im FACTO. Es werden die Artikelbestände verbucht und der Kundenauftrag zum „in Rechnung stellen“ gekennzeichnet. Der Auftrag wird in eine Rechnung übergeben und die gelieferten Mengen anhand der Lieferantenrechnung korrigiert und verbucht. Lieferanten- und Kundenrechnung werden mit dem nächsten Rechnungsbuch an die Finanzbuchhaltung übergeben. Mittels nachträglicher Auftragskontrolle werden die Erlöse dieses Transitgeschäftes kontrolliert.

Belegerfassung

Alle Belege werden automatisch als Lagerbeleg erstellt. Bei Transitbelegen muss das Belegkennzeichen „Transit“ gesetzt werden, damit diese Belege im Auftragsbestand nicht berücksichtigt werden. Somit ist gewährleistet, dass eine korrekte Ermittlung des Bedarfs für Bestellvorschläge durchgeführt werden kann. Zusätzlich wird nach dem Verbuchen der Lieferantenrechnung automatisch der Kundenauftrag zur Rechnungslegung geöffnet.

Artikelstammdaten

Werden Artikel für Transitgeschäfte und Lagerabverkauf verwendet, kommt es zu Problemen bei der Bestandsführung, der Ermittlung von Bestellvorschlägen und der Einkaufspreisermittlung. Daher ist es notwendig, Lager- und Transitgeschäfte voneinander abzugrenzen. Hierfür gibt es zwei Lösungen. Das Transitgeschäft über einen separaten Lagerort abzuwickeln löst zwar das Problem der Bestandsführung, schafft aber keine Abgrenzung der Einkaufspreise.

Lösung 1:
Eine Lösung ist die doppelte Artikelanlage. Alle Vorgänge laufen dabei getrennt voneinander ab. Allerdings erhöht dies den Aufwand der Artikelstammdatenpflege erheblich. Der Scancode wird beim Lagerartikel hinterlegt. Abweichende Waren- bzw. Erlöskonten für Transitgeschäfte in der Finanzbuchhaltung können durch getrennte Artikelgruppen realisiert werden. Der Mitarbeiter muss bei der Erfassung des Angebotes bzw. Auftrages beachten, welchen Artikel er einfügt. Die Bestandskontrolle der Transitartikel zeigt, welche Mengen den Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Nach Abschluss des Transitgeschäftes muss der Bestand gleich Null sein!

Lösung 2:
Es besteht aber auch die Möglichkeit, Matrixartikel zu verwenden. Die Matrix besteht nur aus einem Eintrag „T“ für Transit. Die Artikel werden nur einmal angelegt. Alle Artikel, die im Lagerverkauf und Transitgeschäft verwendet werden, bekommen diese Matrix zugewiesen. Somit ist bei Lagerverkäufen der Hauptartikel und für Transitgeschäfte die Transitmatrix zu verwenden. Der Scancode wird beim Hauptartikel hinterlegt. Für die Matrixverwaltung werden die Schalter „eigene Einkaufspreise“, „eigene Verkaufspreise“, „eigene Bestandsführung“ sowie „eigene Fibu-Konten“ aktiviert. Getrennte Konten für die Finanzbuchhaltung sind in „FIBU-Konten verwalten“ für die Matrix einstellbar. Bei Belegen mit Transitkennzeichen wird automatisch der Artikel mit Matrixsatz „T“ eingefügt. Alle Auswertungen können für Hauptartikel und Matrixartikel getrennt durchgeführt werden. In den Arbeitsplatzeinstellungen für FACTO wird die Handhabung der Artikel mit Matrixartikel hinterlegt. An Kassenarbeitsplätzen sollte die Verwendung der Hauptartikel aktiviert werden, damit nicht ständig die Abfrage nach Haupt- oder Matrixartikel erfolgt.

Besonderheiten Inventur

Vor der Inventur werden alle bereits gelieferten Kundenaufträge abgerechnet, sodass der Bestand bei allen Transitartikeln oder Matrixartikeln gleich NULL ist. In die Inventur werden die Artikel bzw. die Matrixartikel aufgenommen aber keine Zählmengen erfasst. Eventuelle Fehlbuchungen werden mit Abschluss der Inventur korrigiert.

Gutschriften

Wenn die Stornierung einer Rechnung nicht mehr möglich ist, kann man den Verkaufspreis mittels Gutschrift korrigieren. FACTO kann zurzeit nur Wertgutschriften erstellen. Gutschriften auf Basis von Bonusverträgen sind aus steuerrechtlichen Gründen noch nicht möglich. Wertgutschriften beziehen sich immer auf einen bestimmten Verkaufsvorgang als Korrektur des Verkaufspreises. Gründe hierfür können eine Reklamation der Artikelqualität bzw. falsch berechnete Preise sein. Gutschriften werden analog der Rechnungserstellung in der Auftragsbearbeitung erstellt.

Es erfolgt dabei keine Bestandskorrektur!

Belegverarbeitung

Während der Belegerfassung werden die Artikelpositionen je nach Belegart sofort verrechnet. Beim Erfassen von bestandsrelevanten Belegen wie Lieferscheinen und Rechnungen wird der Artikelbestand in Echtzeit korrigiert und das Bestandsmutationsprotokoll aktualisiert. Im Anschluss des erfolgreichen Rechnungsdruckes in Form einer Einzel-, Sammel- oder Barrechnung werden die Artikel-Kundensalden, Artikel- bzw. Kundenverkaufsinformationen (letztes Verkaufsdatum, letzter Verkaufspreis…), die Auftragssalden „geliefert“ bzw. „berechnet“ und die Periodenablage geschrieben. Als letztes wird der Abarbeitungsstand der verknüpften Aufträge ermittelt und komplett abgearbeitete Aufträge ins Belegarchiv verschoben.

Belegarchiv Auftragsbearbeitung

Belege anzeigen

Hier werden alle Belege, welche in der Auftragsbearbeitung erfasst wurden, gesammelt. Als erstes werden die gewünschten Belege selektiert und anschließend die gefundenen Belege in einer Liste angezeigt. Der gesuchte Beleg kann jetzt zur Ansicht geöffnet werden.

Hier kann der Beleg wiederholt gedruckt, dessen Nachkalkulation oder der Belegverlauf angezeigt werden. Optional kann auch direkt zu dem Kunden, Beleg oder Vorgang in ELOprofessional gesprungen werden.

Mit der Funktion „Beleg aktivieren“ kann ein neuer Verkaufsvorgang wahlweise für einen anderen Kunden begonnen werden. Dabei werden alle Artikelpositionen in einen neuen Auftrag kopiert, jedoch ohne die Verknüpfungen zu anderen Belegen und eventuellen Bestandsverrechnungen.

Rechnungen / Gutschriften stornieren

Die zu stornierende Rechnung oder Gutschrift wird in „Belegarchiv Auftragsbearbeitung“ aufgerufen und kann über den Menüpunkt „Beleg stornieren“ im Optionsmenü storniert werden. Zum Stornieren ist die Eingabe des Belegdatums für die Stornierung sowie der Stornierungsgrund unumgänglich.

Nach dem erfolgreichen Druck des Stornobeleges erfolgt die Rückverrechnung des Artikelbestandes, der Artikel- und Kundensalden sowie Periodenumsatzablage. Der stornierte Beleg kann anschließend als neuer Auftrag für Korrekturen in der Belegerfassung aktiviert werden.

Nachkalkulation

Für alle Belege kann nachträglich das Kalkulationsergebnis angezeigt werden. Es wird eine Liste der Einzelkalkulationen je Artikelposition angezeigt und am Ende das Gesamtergebnis des Beleges.