Formulargestaltung mit Microsoft Word
Allgemeine Informationen
Die Formulare für Microsoft Word werden generell als Microsoft Word Vorlagen *.DOTX im FACTO Vorlagenverzeichnis gespeichert. FACTO kann Dokumente mit Microsoft Word Einzel- oder Serienbriefe für Kunden- bzw. Lieferantenanschreiben erstellen. Für Artikel können besondere Etiketten, Plakate oder Poster erstellt werden. In den Vorlagen werden Platzhalter eingearbeitet, die FACTO später mit den entsprechenden Daten füllt.
Vorlage erstellen
Textfeld für Formularsteuerung in Auswahlliste einfügen
Das Textfeld für die Formularsteuerung ist leider bei Microsoft Word nicht in den Standardmenüs enthalten. Es muss als Erstes aktiviert werden. Dafür wird im Menüpunkt "weitere Befehle" oder unter "Optionen" der Punkt "Symbolleiste für den Schnellzugriff" der Eintrag "Textfeld (Formularsteuerung)" aktiviert.
Textfelder in Vorlage einfügen
Es können beliebig viele Textfelder in ein Dokument eingefügt werden. Die Textfelder dienen als Platzhalter und werden später von FACTO mit den entsprechenden Daten gefüllt.
Textfelder bearbeiten
Mit der rechten Maustaste auf das Textfeld klicken und Menüpunkt „Eigenschaften“ starten.
Festlegungen:
Das Feld „Textmarke“ beinhaltet den eindeutigen Platzhalter für das gewünschte Datenbankfeld. Im Standardtext kann der Platzhalter wiederholt werden, er dient zur besseren Orientierung während der Formulargestaltung. Da das Feld „Textmarke“ nur eine Länge von 20 Zeichen und nicht alle Sonderzeichen erlaubt, können umfangreichere Berechnungen als Hilfetext hinterlegt werden. (Platzhalter „FORMEL????“)
Aufbau der Platzhalter
Jeder Platzhalter besteht aus einer Kennung, den Namen des Datenbankfeldes und bei Bedarf einer Funktion. Die Trennung erfolgt mittels Unterstrich „_“.
Beispiel: A_AV01_GP -> Artikelpreis 1 als Grundpreis
mögliche Platzhalter
Sollte das gleiche Datenbankfeld mehrfach verwendet werden, muss die Kennung mit einen Zähler von 0..9 erweitert werden und die Eindeutigkeit des Platzhalters zu gewährleisten.
verfügbare Datenbankfelder „M_“, „M1_“ ... „M9_“ Kennung für Mandantenstammfelder „E_“, „E1_“ ... „E9_“ Kennung für aktueller Mitarbeiter „A_“, „A1_“ ... „A9_“ nur bei Artikeletikett und Plakatdruck Kennung für Artikelstammfelder „Q_“, „Q1_“ ... „Q9_“ nur bei Adressetikett und Serienbrief Kennung für Adressstammfelder „FORMEL????“ Kennung für berechnete Felder
Funktionen für Artikelstammfelder
Für die Preise und den Langtext des Artikelstamms stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung:
„_GP“ Preis als Grundpreis „_HW“ Preis in Hauptwährung „_ZW“ Preis in Zweitwährung „_PM“ Einzelpreis nach „Menge für Preis“ „_GB“ Preis für Verkaufsgebinde „_TB“ Textbaustein als Textanzeigen „_TA_Name“ Textabschnitt aus Langtext
Berechnungen
Die gesamte Formel wird in geschweifte Klammern {...} eingeschlossen. Datenbankfelder werden in eckige Klammern […] eingeschlossen. Die Anzahl der Nachkommastellen können nach einem Semikolon angegeben werden.
Beispiel: {[A_AV06]/[A_APJS]/[A_ASTLSMG01]*[A_ASTLPJS01];2}
Datenbankfelder
Es können alle in FACTO verfügbaren Datenbankfelder analog dem FACTO Formulareditor einschließlich der Artikelbilder verwendet werden.
Erweiterungen des Artikelstamms mit Zugriff auf 1. Stücklistenartikel:
| ASTLNR01 | Artikelnummer des Stücklistenartikels |
| ASTLBZ101 | Bezeichnung 1 |
| ASTLBZ201 | Bezeichnung 2 |
| ASTLBZ301 | Bezeichnung 3 |
| ASTLMEH01 | Mengeneinheit |
| ASTLGEH01 | Gebindeeinheit |
| ASTLMEG01 | Mengeneinheit des Grundpreis |
| ASTLPJS01 | Menge für Preis |
| ASTLMGM01 | Gebindemenge |
| ASTLDGP01 | Divisor für Grundpreis |
| ASTLVK0101.. ASTLVK1201 | Verkaufspreis 1...12 |
| ASTLTXL01 | Langtext |
Vorlage speichern
Damit FACTO die Vorlagen finden kann bzw. allen anderen Mitarbeitern zur Verfügung steht, muss diese im FACTO Vorlagenverzeichnis des Projektes gespeichert werden.
