Personalteam

Bedeutung von Personalteams

In Personalteams werden alle Mitarbeiter des gleichen Tätigkeitsfeldes zusammengefasst. Das hat des Vorteil, dass jedes Teammitglied die Vorgänge des gesamten Teams sieht. Vor allem im FACTO Monitor werden offene Bestellungen bei Lieferanten, Angebote bzw. Aufträge für Kunden, usw. angezeigt. Hat ein Teammitglied gerade keinen Dienst, ist im Urlaub oder Krank, dann können andere Teammitglieder dessen offene Vorgänge einsehen und sind schnell aussagefähig.

Einstellungen

Ein Team besteht aus einer eindeutigen Teamnummer, einer Bezeichnung und der Zuordnung der Mitarbeiter. In der Liste werden alle angelegten und aktiven Mitarbeiter des Personalstamms angezeigt. Gesperrte Mitarbeiter werden ignoriert. Alle Mitarbeiter eines Teams werden in der Liste einfach markiert. Mit Hilfe des Schalters "nur Teammitglieder anzeigen" werden allen anderen Mitarbeiter ausgeblendet.

IMAP Mailversand

Ein Team kann ein eigenes Postfach besitzen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Servicemitarbeiter der Firma im Namen von Teams Dokumente an Lieferanten oder Kunden versenden. Beispiel: Ein Innendienst Mitarbeiter erstellt die Sammelrechnungen für alle in FACTO abgearbeiteten Lieferscheine. Die Rechnungen werden via E-Mail an die Kunden versandt. Dann ist der Rechnungsersteller nicht unbedingt der aussagekräftige Mitarbeiter. Also versendet er die Mails im Namen des Verkaufsteam über dessen E-Mail Account. Die Mitglieder des Teams, sind bei Rückfragen auf jeden Fall der richtige Ansprechpartner.

Für die Konfiguration des IMAP Kontos gelten die gleichen Regeln wie bei der Konfiguration des Mitarbeiter IMAP Zuganges.

IMAP/SMTP Kontoeinstellungen

Um die E-Mails via IMAP Versenden zu können sind unbedingt die korrekten Kontoeinstellungen erforderlich. Nachdem die Einstellungen gepflegt wurden, sollten diese getestet werden. Dabei wird die Verbindung zum E-Mail Konto aufgebaut, es wird aber keine E-Mail versendet. Im Fehlerfall wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

IMAP Hostname:   Name oder IP-Adresse des E-Mailservers
IMAP Port:       Nummer des IMAP Ports (Standardwert 143)
SMTP Hostname:   Name oder IP-Adresse des E-Mailservers
SMTP Port:       Nummer des SMTP Ports (Standardwert 25)
Login Name:      Anmeldename des E-Mailkontoinhabers
Passwort:        Passwort des E-Mailkontozugangs

Wird kein IMAP Port angeben, verwendet FACTO des Standard IMAP-Port 143. Ist kein abweichender SMTP Server definiert wird der des IMAP Host für den Postausgang verwendet. Der Standard SMTP Port in 25.

Zum Speichern der im Namen des Team gesendeten E-Mails ist unbedingt der Ordner für gesendete E-Mails anzugeben. Vor dem Öffnen der Auswahlliste werden alle im Postfach befindlichen Ordner ausgelesen und diese anschließend angezeigt. Dafür wird der vorher konfigurierten Zugang zum E-Mailkonto verwendet.

IMAP Absender

hier werden die Informationen des Absenders für den E-Mailempfänger hinterlegt. Da man nicht davon ausgehen kann, das als Login Name die E-Mailadresse des Absenderteam verwendet wird, muss diese hier angegeben werden. Der Absender Name ist optional. Er wird als Absender beim Empfänger angezeigt und sollte unbedingt gefüllt werden, falls die Mailadresse zu kryptisch ist.

E-Mail Adresse: Absender- und Antwortadresse für dem E-Mailempfänger Absendername: angezeigter Name des Absenders beim E-Mailempfänger

****Achtung!
Wird keine Absender E-Mail Adresse angegeben, wird der Login Name als Absender verwendet.

E-Mail Signatur

hier wird die Signatur des Mitarbeiterteams ausgewählt. In FACTO wird nur der Link zu der Datei, nicht aber der Inhalt gespeichert. Die Besonderheiten der E-Mail Signatur in FACTO gelten für Personalteam analog des Personalstamms. Diese sind in der Hilfe des Personalstamm Personalstamm beschrieben.