Stammdaten löschen

Allgemeine Informationen

Dieser Programmpunkt dient zum Löschen von mehreren Artikeln, Kunden, Lieferanten oder Herstellern. Einzelne Stammdatensätze können im entsprechenden Stammdatenbearbeitungsprogrammpunkt gelöscht werden.

Vor dem Löschen von Stammdaten muss sichergestellt werden, dass diese wirklich nicht mehr benötigt werden! Auch nicht in angeschlossenen Programmen wie Finanzbuchhaltung, Webshop oder Dokumentenmanagementsystem. Es werden die markierten Stammdatensätze und deren verkettete Daten, wie Preise, Bestandsverlauf, Salden, Historien usw. gelöscht. Nur die erfassten Belege und Umsatzdaten bleiben im System bestehen!

Beachten Sie die Aufbewahrungs- bzw. Archivierungsfristen des Gesetzgebers für verwendete Daten!

Vor dem Löschen ist unbedingt eine Datensicherung zu erstellen! Gelöschte Stammdaten können nur durch eine Datenrücksicherung wiederhergestellt werden!

Vorbereitung

Damit Stammdatensätze gelöscht werden können, muss sichergestellt werden, dass diese in den aktiven Daten nicht mehr verwendet werden. Bei Verwendung des FACTO Filialsystems ist zu kontrollieren, dass die Filialen die Daten ebenfalls nicht mehr benötigen.

Stammdaten in aktiven Belegen können generell nicht gelöscht werden. Daher müssen alle entsprechenden Belege abgearbeitet. Eventuell existierende Artikelbestände, müssen umgebucht oder verbraucht werden. Ebenso müssen alle Objektzuordnungen entfernt werden.

Ablauf

Auswahl der Datensätze

Über die Auswahlparameter werden die zu löschenden Datensätze selektiert. Je nach Satzart stehen unterschiedliche Werte zur Verfügung. Sollten die Auswahlparameter nicht ausreichen, um die gewünschten Datensätze zu ermittelt, dann kann mit Hilfe der Profisuche die Auswahl den individuellen Erfordernissen angepasst werden.

Beim Löschen von Artikel kann zusätzlich die Handhabung der Bestandsdatensätze festgelegt werden oder die Selektion auf Basis von Aufstellungen erfolgen.

Kennzeichnung der Datensätze

Alle ermittelten Datensätze werden zur Kontrolle aufgelistet und entsprechend des aktuellen Verwendungskennzeichens farbig dargestellt.
Bevor die Daten gelöscht werden können, müssen die entsprechenden Datensätze in der Spalten Löschen mit „Ja“ gekennzeichnet werden. Die Funktion „alle Setzen (F6)“ setze den Wert der aktuellen Zeile für alle Zeilen.

Löschen der Datensätze

Alle zum Löschen markierten Datensätze werden eine Prüfung unterzogen, ob der Datensatz auch wirklich gelöscht werden darf. Bei erfolgreicher Prüfung wird der Datensatz gelöscht, anderenfalls als „Geschlossen“ gekennzeichnet.

Bei Verwendung der FACTO Filialsteuerung werden die Datensätze in den Filialen ebenfalls als „Geschlossen“ gekennzeichnet. In den Filialen muss der Programmpunkt „Stammdaten löschen“ im Anschluss ebenfalls ausgeführt werden.