Personalstamm

Allgemeines

Im Personalstamm werden alle für FACTO relevanten Mitarbeiterinformationen und deren Programmrechte hinterlegt. Nur die im Personalstamm angelegten Mitarbeiter können mit FACTO arbeiten. Die Daten sollten größter Sorgfalt gepflegt werden, da viele Informationen beim Belegdruck verwendet werden.

Einstellungen

Signum

Das Signum wird in den Auftragsbelegen als Belegersteller eingetragen.

Provisionsbasis

Hier wird die Grundlage zur Berechnung der Provision ausgewählt (Umsatz oder Erlös).

Provisionssatz

Der Provisionssatz ist der prozentuale Wert der Provision. Ein im Artikelstamm eingestellter Provisionssatz hat bei der Berechnung der Provision Priorität.

Login/Team

Tragen Sie hier die Anmeldeinformationen für FACTO ein.

Loginname

Der Loginname kann bei der FACTO Anmeldung alternativ zur Personalnummer verwendet werden.

Passwort

Das Passwort dient bei der FACTO Anmeldung zur Bestätigung der Personalnummer.

****Achtung!
Um sich in FACTO Anmelden zu können, ist unbedingt ein Passwort notwendig!

Rechteverwaltung

FACTO Administrator

Mit dieser Einstellung werden automatisch alle Rechte freigeschaltet. Bei ausgeschaltetem FACTO Administrator können einzelne Rechte entzogen werden.

Rechte der Personalgruppe verwenden

Mit dieser Einstellung wird das Rechte-Schema der Personalgruppe übernommen.

Nicht erlaubte Menüpunkte ausblenden

Mit dieser Einstellung werden Menüpunkte ohne Berechtigung im Menübaum nicht angezeigt.

IMAP Mailversand

Funktionsweise

FACTO verwendet den Windows Mail Client unter Nutzung der MAPI-Schnittstelle als Standardwerkzeug zum Erstellen von E-Mails. Man kann aber auch für jeden Mitarbeiter einen IMAP Zugang zum Mailkonto des Mitarbeiters einrichten. Das hat den Vorteil, dass die E-Mails wahlweise sofort gesendet oder als Entwurf im Mailkonto gespeichert und später nachbearbeitet und versendet werden können. Es ist aber auch möglich, das Servicemitarbeiter E-Mails im Namen von anderen Mitarbeitern oder Personalteams versenden. Die E-Mail werden, dann in dessen Order für gesendete Mails gespeichert.

IMAP/SMTP Kontoeinstellungen

Um die E-Mails via IMAP Versenden zu können sind unbedingt die korrekten Kontoeinstellungen für das IMAP Konto und den SMTP Postausgang erforderlich. Nachdem die Einstellungen gepflegt wurden, sollten diese getestet werden. Dabei wird die Verbindung zum E-Mail Konto aufgebaut, es wird aber keine E-Mail versendet. Im Fehlerfall wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

IMAP Hostname:   Name oder IP-Adresse des E-Mailservers
IMAP Port:       Nummer des IMAP Ports (Standardwert 143)
SMTP Hostname:   Name oder IP-Adresse des E-Mailservers
SMTP Port:       Nummer des SMTP Ports (Standardwert 25)
Login Name:      Anmeldename des E-Mailkontoinhabers
Passwort:        Passwort des E-Mailkontozugangs

Wird kein IMAP Port angeben, verwendet FACTO des Standard IMAP-Port 143. Ist kein abweichender SMTP Server definiert wird der des IMAP Host für den Postausgang verwendet. Der Standard SMTP Port in 25.

Zum Speichern der erstellten E-Mails ist unbedingt der Ordner für gesendete E-Mails bzw. der Ordner für Entwürfe anzugeben. Vor dem Öffnen der Auswahlliste werden alle im Postfach befindlichen Ordner ausgelesen und diese anschließend angezeigt. Dafür wird der vorher konfigurierten Zugang zum E-Mailkonto verwendet.

Optional können die erstellten E-Mails immer als Entwurf gespeichert werden. Diese können dann im E-Mail Client bearbeitet und müssen manuelle versendet werden. Die Einstellung gilt als Voreinstellung beim E-Mailversand und kann kurz vor dem Erstellen der E-Mail geändert werden.

IMAP Absender

hier werden die Informationen des Absenders für den E-Mailempfänger hinterlegt. Da man nicht davon ausgehen kann, das als Login Name die E-Mailadresse des Absenders verwendet wird, muss diese hier angegeben werden. Der Absender Name ist optional. Er wird als Absender beim Empfänger angezeigt und sollte unbedingt gefüllt werden, falls die Mailadresse zu kryptisch ist.

E-Mail Adresse: Absender- und Antwortadresse für dem E-Mailempfänger Absendername: angezeigter Name des Absenders beim E-Mailempfänger

****Achtung!
Wird keine Absender E-Mail Adresse angegeben, wird der Login Name als Absender verwendet.

E-Mail Signatur

Hier wird der Dateiname der Signatur des Mitarbeiters ausgewählt. In FACTO wird nur der Link zu der Datei, nicht aber der Inhalt der Datei gespeichert! Das Dateiformat (*.html bzw. *.txt) der E-Mailsignatur entscheidet, ob die E-Mail im HTML- oder Textformat versendet wird. Ist keine Signatur angeben, wird die E-Mail immer im Textformat versendet. Die E-Mailsignatur wird mit einem externen Programm (z. Bst.: Microsoft Word) erstellt und sollte im FACTO Datenverzeichnis gespeichert werden.

Beim Erzeugen der E-Mail verknüpft FACTO den E-Mail Text mit der Signatur. Dabei wird geprüft, ob der Platzhalter [FactoMailText] in der Signatur enthalten ist. Wenn ja, wird dieser durch den E-Mail Text ersetzt. Anderenfalls wird der E-Mail Text vorangestellt. Dar Platzhalter ist vor allem beim HTML-Format wichtig, damit die E-Mail in einem einheitlichen Schriftformat erstellt und versendet wird.

Beispiel: E-Mail Signatur im HTML Format mit Platzhalter für den E-Mail Text.