Kostenstellen
Kostenstellenbuchung
Mit dem Liveupdate der Classic Line im Mai 2011 wurden Veränderungen am Import der Kostenstellenstruktur vorgenommen. Vor dieser Veränderung wurde in FACTO immer ein Kostenstellensatz mit erzeugt, auch wenn die Kostenstelle gleich Null war oder keine hinterlegt wurde.
FACTO reagierte auf die neue Kostenstellen - Import - Verprüfung der Classic Line, indem in den Grundeinstellungen\ Finanzbuchhaltung eine neue Funktion „Kostenstellenbuchung unterdrücken“ integriert wurde. Dies betrifft die CL Schnittstellen 2009/2010, New Classic und neuere.
Beispiel:
**Kostenstelle immer automatisch ermitteln:**
Vom Programm werden die Barverkaufs-Belege noch einmal auf ihre richtigen Kostenstellen überprüft.
**Kostenstellenbuchung unterdrücken:**
| Aktiv: | Sind Kostenstellen vorhanden, erfolgt bei gesetztem Haken keine Ausgabe von Kostenstellen. |
| Inaktiv: | Bei dieser Funktion erfolgt eine Ausgabe von Kostenstellen im Rechnungsausgangsbuch. |
**Gutscheine ohne Kostenstelle buchen:**
| Aktiv: | Bei dieser Funktion wird nie eine Kostenstelle im RA-Buch ausgegeben. |
| Inaktiv: | Es erfolgt nur eine Ausgabe der vorhandenen Kostenstelle im Rechnungsausgangsbuch bei nicht gesetztem Haken und nicht gesetztem Haken bei „Kostenstellenbuchung unterdrücken“ sowie nicht gesetztem Haken bei „Gutscheine ohne Kostenstelle buchen“. |
**Export.dif:**
**Keine KST-Unterdrückung**
"RAD40","0","","00000133","240511","00000133","RG00000133","0010040000","01","1","00","0","00000000000000005","EUR","3","2","240511","022","0.0000","0","1.0000","10.00","8.40","10.00","8.40","000","0.00","0.00","0.00","0.00","001","8.40","1.60","8.40","1.60","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00"
"RAE40","8400000000","0","01","","","","001","8.40","8.40","","","","","","","","","","","","","","","","","","","","",""
"KSK40","0000000000","","8400000000","00000133","240511","RG00000133","","8.40","EUR","01"
**KST-Unterdrückung**
"RAD40","0","","00000134","240511","00000134","RG00000134","0010040000","01","1","00","0","00000000000000005","EUR","3","2","240511","022","0.0000","0","1.0000","24.20","20.34","24.20","20.34","000","0.00","0.00","0.00","0.00","001","20.34","3.86","20.34","3.86","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00","000","0.00","0.00","0.00","0.00"
"RAE40","8400000000","0","01","","","","001","20.34","20.34","","","","","","","","","","","","","","","","","","","","",""
Kostenstellenhierarchie
FACTO ermöglicht durch die Hinterlegung von Kostenstellen in verschiedensten Programmbereichen eine individuelle Unterstützung der Kostenstellenrechnung in den Finanzbuchhaltungen. Nachfolgend wird die Hierarchiestruktur der Kostenstellen aufgezeigt.
Kostenstellen ohne Filialen
Die zuerst gefundene Kostenstelle wird bei der Belegerfassung herangezogen und durch „Druck Rechnungsbuch“ in die jeweils eingerichtete Finanzbuchhaltung übertragen.
Beispiel 1:
| Kostenstelle FACTO | Kostenstelle Finanzbuchhaltung | |
| Kunde | 000000 | |
| Artikel | 000000 | |
| Artikelgruppe | 000000 | |
| Hauptartikelgruppe | 000000 | |
| Grundeinstellungen | 001000 | 1000 |
In die Finanzbuchhaltung wird die Kostenstelle 1000 aus den Grundeinstellungen übertragen. FACTO sucht zuerst nach Einträgen im Kunden, dann im Artikel, Artikelgruppe und Hauptartikelgruppe. Da es in diesen Feldern keine Einträge gibt, sondern nur in den Grundeinstellungen, wird diese Kostenstelle an die Finanzbuchhaltung übertragen.
Beispiel 2:
| Kostenstelle FACTO | Kostenstelle Finanzbuchhaltung | |
| Kunde | 000000 | |
| Artikel | 001111 | 1111 |
| Artikelgruppe | 000000 | |
| Hauptartikelgruppe | 000000 | |
| Grundeinstellungen | 001000 |
FACTO sucht zuerst im Kundenstamm (findet keinen Eintrag), sucht im Artikelstamm und findet die Kostenstelle 1111. Das Programm sucht nicht weiter und übergibt diese Kostenstelle beim Druck Rechnungsbuch an die Finanzbuchhaltung.
Kostenstellen mit Filialen
Eigenfilialbelegerfassung
Die zuerst gefundene Kostenstelle wird bei der Belegerfassung herangezogen und durch „Druck Rechnungsbuch“ in die jeweils eingerichtete Finanzbuchhaltung übertragen.
**Beispiel 1:**
| KST Filiale 1 | KST Fibu | KST Filiale 2 | KST Fibu | |
| Kunde | 000000 | 000000 | ||
| Artikel | 000000 | 000000 | ||
| Artikelgruppe | 000000 | 000000 | ||
| Grundeinstellungen | 101000 | 101000 | 121000 | 121000 |
In die Finanzbuchhaltung wird die Kostenstelle 101000 (Filiale 1) und 121000 (Filiale 2) aus den Grundeinstellungen übertragen. FACTO sucht zuerst nach Einträgen im Kunden, dann im Artikel, Artikelgruppe und Hauptartikelgruppe. Da in diesen Feldern keine Einträge vorhanden sind, sondern nur in den Grundeinstellungen, werden diese Kostenstellen an die Finanzbuchhaltung übertragen.
Beispiel 2:
| KST Filiale 1 | KST Fibu | KST Filiale 2 | KST Fibu | |
| Kunde | 000000 | 000000 | ||
| Artikel | 101111 | 101111 | 000000 | |
| Artikelgruppe | 000000 | 122111 | 122111 | |
| Hauptartikelgruppe | 000000 | 000000 | ||
| Grundeinstellungen | 101000 | 121000 |
Filiale 1: FACTO sucht zuerst im Kundenstamm (findet keinen Eintrag), sucht im Artikelstamm und findet die Kostenstelle 101111. Das Programm sucht nicht weiter und übergibt diese Kostenstelle beim Druck Rechnungsbuch an die Finanzbuchhaltung.
Filiale 2: Die Suche erfolgt zuerst im Kundenstamm (findet keinen Eintrag), dann im Artikelstamm (kein Eintrag vorhanden) und findet in der Artikelgruppe die Kostenstelle 122111. Das Programm sucht nicht weiter und übergibt diese Kostenstelle beim Druck Rechnungsbuch an die Finanzbuchhaltung.
Fremdfilialbelegerfassung
Das Menü „Stammdaten – Filialen – Filialkostenstellen“ dient dazu, Belege im Auftrag einer anderen Filiale mit ihrer Filialnummer zu erstellen. Dazu wird unter dem genannten Menüpunkt zu jeder Filiale und Artikelgruppe die Kostenstelle hinterlegt. Falls diese Aufteilung nicht gewünscht ist, können unter „Stammdaten – Filialen – Filialen bearbeiten“ pro angelegte Filiale eine Kostenstelle zugeordnet werden.
Wird nun ein Beleg erfasst, z.B. eine Rechnung, sollte zuerst die Filiale gewechselt werden unter „Option – Eigenschaften – Feld: Filiale“. Es erscheint folgende Meldung:
Bestätigen Sie diese Meldung mit „Ja“ werden die Kostenstellen angepasst. Wird die Meldung „Verneint“ bleiben alle Einstellungen bezüglich der Filiale und der Kostenstelle erhalten.
Danach werden die Artikelpositionen eingefügt und gleichzeitig die Kostenstellen ausgelesen. Dies bedeutet, dass das System zuerst nach den Filialkostenstellen („Stammdaten – Filialen – Filialkostenstellen“) sucht. Sind diese leer, greift es auf die Kostenstelle der Filiale („Stammdaten – Filialen – Filialen bearbeiten“) zurück.
**Beispiel:**
Die Filiale 1 soll für die Filiale 2 eine Rechnung erstellen. Durch den Wechsel der Filiale erfolgt durch Bestätigung der o.g. Meldung auch ein Wechsel der Kostenstellen.
| Filiale | Kostenstelle | Grundkostenstelle |
| 000001 | 51 | KST vor Filialwechsel |
| 000002 | 52 | KST nach Filialwechsel |
Sind keine Einträge unter „Stammdaten – Filialen – Filialen bearbeiten“ vorhanden, werden bei der Erfassung der Artikelpositionen die unter „Stammdaten – Filialen – Filialkostenstellen“ hinterlegten Kostenstellen im Beleg ausgewiesen.
| Position | Artikel | Artikelgruppe | Kostenstelle | Diese Kostenstellen werden nur herangezogen, wenn keine Einträge unter „Stammdaten – Filialen – Filialen bearbeiten“ vorhanden sind. |
| 1 | 5001 | 01 | 2001 | ::: |
| 2 | 5200 | 04 | 2004 | ::: |
| 3 | 9999 | 99 | 2099 | ::: |
Durch den Druck des Rechnungsausgangsbuches werden die Kostenstellen an die Finanzbuchhaltung übertragen.
Datenaustausch
Im Menü „Service/Installation – Grundeinstellungen – Reiter Filialeinstellungen – Punkt „FIBU-Konten und Filialkostenstellen“ kann manuell der Export-Haken gesetzt werden. Der Im- & Export erfolgt für die FIBU-Konten unter „Service/Installation – Grundeinstellungen – FIBU-Konten verwalten“ und den Filialkostenstellen unter „Stammdaten – Filialen – Filialen bearbeiten und Filialkostenstellen“. Die Filialkostenstellen werden nur für die Fremdbelegerfassung genutzt und abgeglichen.
Generell werden Einstellungen in den Grundeinstellungen nicht übertragen und müssen manuell in den einzelnen Filialen eingerichtet werden.
Kostenstellen in den Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel) werden durch den Datenaustausch nicht überschrieben.