ELO Verfahrensdokumentation

Einstellungen

Um den Dokumentenaustausch zwischen FACTO & ELO zu gewährleisten sind folgende Schritte notwendig:

1. FACTO - Administrator
2. FACTO – Arbeitsplatzeinstellung
3. FACTO – ELO – Belegverarbeitung

FACTO Administrator

Im FACTO Administrator erfolgt die Freischaltung für die Verwendung von ELO als Dokumentenmanagementsystem für FACTO. Ist ELO aktiviert, wird im FACTO – Verzeichnis ein separater ELO-Ordner „FACTO\Dokument\Mandant\ELO“ angelegt.

FACTO - Arbeitsplatzeinstellung

In den FACTO-Arbeitsplatzeinstellungen wird festgelegt wie die Ablage der Dokumente in ELO erfolgen soll. Dazu wird im Bereich „ELOprofessional Document Management“ die Zugriffsart deklariert. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

1. Keine Auswahl (Erläuterung siehe „Mandantenspezifische Archivablage“)
2. Lesezugriff (Erläuterung siehe „Mandantenspezifische Archivablage“)
3. Schreibzugriff (Erläuterung siehe „Direkte Archivablage“)

FACTO – ELO - Belegverarbeitung

Diese Programmfunktion wird dazu verwendet, dass Dokumente, welche im ELO-Ordner (siehe Abbildung 2) stehen, automatisch ins ELO übertragen werden. Dazu wird eine neue Verknüpfung auf dem Desktop erstellt mit der „FaEloSrv.exe“ benötigt. Diese befindet sich unter …\MSC-Elba\FACTO\EXE\… Um dieses Tool im Bearbeitungsmodus zu starten, wird der Parameter „/A“ mit übergeben.

Aufruf der „FACTO ELO Belegverarbeitungsdatei“ =

Einstellungsmöglichkeiten: 1. In diesem Punkt wird festgelegt, welche Mandanten im ELO archiviert werden sollen. Hier ist das FACTO-Dokumentenverzeichnis anzugeben (inclusive /ELO/). 1. Durch die Hinterlegung des externen Scanverzeichnisses bekommen die Dokumente eine einfache Verschlagwortung. Hier ist zu berücksichtigen, dass die jeweilige Position dem FACTO-Mandantenverzeichnis zugeordnet wird. 1. Angabe des ELO-Logins, dieser benötigt zwingend Schreibrechte. 1. Der Lizenzserver ist Voraussetzung dafür, dass das Modul gestartet werden kann. 1. Der automatische Abgleich wird durch einen festgelegten Zeitrahmen definiert. Zusätzlich steht noch ein Intervall zu Verfügung, so dass das Programm automatisch nach Dokumenten schaut und diese in diesem Fall einarbeitet. 1. Mit dem Button „Fertig“ werden die Einstellungen gespeichert und durch den Button „Abbruch“ wird der Vorgang abgebrochen


1. Mit der Aktivierung der ODBC-Schnittstelle lässt sich eine Verbindung zur Finanzbuchhaltung erzielen, diese wird zur Verschlagwortung externer Kostenrechnungen verwendet. 1. Wird ein Scanbeleg fehlerhaft gelesen, so kann hier ein ELO-Nutzer festgelegt werden, der diese Dokumente manuell prüft und archiviert. 1. Hier kann ein Verzeichnis angegeben werden, in dem sich die Logbücher des automatisierten Vorgangs befinden.

Prozessablauf

Direkte Archivablage

Bei der direkten Archivablage ist ein Schreibzugriff erforderlich, welcher in den „FACTO Arbeitsplatzeinstellungen“ eingestellt werden muss. Zu Beginn dieses Prozesses wird die erzeugte PDF-Datei in die ELO-Postbox verschoben. Wurde das Dokument in der Postbox ermittelt, so wird nach der JOB-Datei im ELO-Verzeichnis für die Verschlagwortung gesucht. Sind beide Bedingungen erfüllt, wird das Dokument verschlagwortet. Die Kriterien wie das Dokument verschlagwortet wird, sind in der JOB-Datei angegeben. Diese Kriterien sind zum Beispiel: die Verschlagwortungsmaske, der Beleginhaber, die Belegart und die Belegnummer. Die Verschlagwortungsmaske bestimmt dabei, welche Felder verschlagwortet werden. Nachdem die Verschlagwortung durchgeführt wurde, werden verschiedene Einstellungen für die Dokumentenrechte und den Dokumentenstatus gesetzt. Dies betrifft z.B. den Ersteller des Dokumentes, neue Version, Revisionssicherheit. Bevor das Dokument im ELO abgelegt wird, erfolgt die Suche nach dem ELO-Verzeichnis. Ist dieses nicht vorhanden, so wird das Verzeichnis erstellt. Zusätzlich zur Archivierung kopiert FACTO eine Sicherungskopie des Dokuments in das „Verarbeitet“ Verzeichnis. Außerdem wird überprüft, ob dieses Dokument revisionssicher bzw. versionsorientiert abgelegt werden soll. Nachdem das Dokument im ELO archiviert wurde, wird überprüft, ob eine logische Verknüpfung (z.B. Angebot zur Bestellung) zu einem anderen Dokument angegeben ist. Ist dies so, so wird eine interne ELO-Verlinkung erzeugt. Ist bei der Verarbeitung ein Fehler unterlaufen, so werden das Dokument und die dazugehörige JOB-Datei in das „Fehler“ –Verzeichnis verschoben.

Mandantenspezifische Archivablage

Bei der mandantenspezifischen Archivablage wird ein Schreibzugriff benötigt. Des Weiteren liefert FACTO ein Zusatztool mit, welches die Dokumente in gewissen Zeitabständen in das ELO-Archiv einarbeitet. Wird eine Archivierung gestartet so werden als erstes alle Dateien vom FACTO-Dokumentenverzeichnis in die Postbox des angegebenen ELO-Nutzers kopiert. Nach einer Aktualisierung der Postbox werden darin alle zu archivierenden Dokumente angezeigt. Danach arbeitet das Tool Stück für Stück die Postbox ab. Dies geschieht in 4 Durchläufen.

Im ersten Durchlauf werden alle Dokumente archiviert, welche aus der Warenwirtschaft FACTO heraus erstellt wurden. Diese Dokumente besitzen eine gesicherte Verschlagwortung über die JOB-Datei. Ist die Verschlagwortung, die Dokumentenspezifische Ablage und die ELO Struktur angelegt, so kann das Dokument im ELO archiviert werden. Nachdem das Dokument im Archiv ist, wird überprüft, ob relevante Verlinkungen zu anderen Belegen erzeugt werden sollen.

Der zweite Durchlauf bereitet die extern eingescannten Scanbelege zur Archivierung vor. In diesem Punkt wird nichts archiviert, sondern es werden die Scanbelege auseinander genommen und wieder zusammen gefügt. Das heißt aus einem großen Scanbeleg können viele kleine Dokumente werden.

Nachdem dies geschehen ist, startet der dritte Durchlauf. Dieser überprüft die restlichen Belege und verschlagwortet diese. Da Beleginhaber, Belegart, Belegnummer und Belegdatum im Barcode angegeben sind lassen sich die Punkte Verschlagwortung, dokumentenspezifische Ablage und die Anlage der Struktur einfach festlegen und so das Dokument problemlos archivieren. Wird jedoch als Belegart eine „99“ festgestellt, so versucht das Programm eine Kostenrechnung zu definieren. Hierfür muss zusätzlich eine ODBC-Schnittstelle zu der Finanzbuchhaltung angelegt werden. Ist dies geschehen so werden die Daten (Belegnummer, Rechnungsnummer, Gegenkonto, Kostenstelle, Buchungstext, Datum, Rechnungsdatum, Journalseite, Bediener, Buchbetrag, Betrag, Kundenname) aus der Datenbank gelesen und zur Verschlagwortung genutzt. Ist in diesem Durchlauf ein Fehler passiert, so wird das Dokument mit dem entsprechenden Kürzel „[CODEFEHLER]“ gekennzeichnet.

Diese Belege werden dann im vierten Durchgang an den eingestellten Nutzer verschoben, welcher das Dokument prüft und eventuell manuell archivieren muss. Von alle Dokumente die hier verarbeitet wurden, wird eine Sicherungskopie im „Verarbeitet“-Ordner im FACTO-Dokumentenverzeichnis angelegt. Wurde das Dokument nicht ordnungsgemäß verarbeitet so wird es in den „Fehler“-Ordner verschoben.

Ablage von Eurobaustoff Dokumenten

Bei der Ablage von Eurobaustoff-Dokumenten wird der Versionstand der Indexdatei für diese Belege benötigt. Ist diese definiert und der Nutzer besitzt einen Schreibzugriff für ELO können die Dokumente archiviert werden. Dieser Prozess ist in zwei Durchläufen aufgeteilt, wobei der erste Durchgang nur die Index-Datei zur Verschlagwortung sucht. Wurde eine Indexdatei gefunden, so startet der zweite Durchgang. In diesem werden alle Positionen der Postbox durchgegangen und in der Index-Datei gesucht. Gab es eine positive Rückgabe, werden die Daten aus der Index-Datei zur Verschlagwortung des Dokumentes genutzt. Nach einer erfolgreichen Verschlagwortung wird noch die Struktur für die Eurobaustoff-Belege angelegt und die Dokumente archiviert.