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Prozessbeschreibung Bestellwesen

Vorwort​

Bei aller Weitsicht und Vorrats- bzw. Sicherheitsdenken, dass sich stets genügend Waren am Lager befinden müssen, darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dass sich zu viele auf Lager bevorratete Waren auch negativ auswirken können. Sie müssen vor Ort verwaltet werden, verringern die lokale Lagerkapazität und verursachen somit hohe Kosten. Es ist das Maß an Bevorratung zu finden, welches so genau wie möglich den tatsächlichen Verkaufsmengen entspricht.

Das Bestellwesen ist ein sehr umfangreiches Modul in FACTO. Es verfügt über alle Funktionen, die Sie benötigen, um den gesamten Lieferanten-Einkaufsprozess im Unternehmen genau abzubilden. Dazu gehören neben den alltäglichen Abläufen wie Anfrage, Bestellvorschlagsliste, Bestellung, Warenlieferung, Rücksendung, Eingangsgutschrift und Eingangsrechnung auch Frachtaufträge und Frachtrechnungen. Durch die Übergabe des Rechnungsbuches an die Finanzbuchhaltung wird der Einkaufsprozess im Warenwirtschaftssystem abgeschlossen.

Die Bedarfsermittlung kann manuell aus Erfahrungswerten oder auf Grund von Verkäufen der letzten Jahre und unterschiedlichster Steuerungsparameter automatisch erfolgen. Die korrekte Durchführung des Bestellprozesses ist die Voraussetzung für eine optimale Bestandshaltung und exakte Kalkulation der Verkaufspreise zur Gewährleistung der betriebswirtschaftlichen Ziele.

Vorrausetzungen​

Die elementarste Vorrausetzung für das Bestellwesen sind korrekt gepflegte Lieferanten- und Artikelstammdaten. Alle Mitarbeiter des Unternehmens müssen die Bedeutung einer exakten Bestandsführung verinnerlichen.

Im Lieferantenstamm werden alle Einstellungen hinterlegt, die für den optimalen Zeitpunkt einer Bestellung wichtig sind. Das sind unter anderem folgende Parameter: Lager- oder Streckenlieferant, Liefertage, Bestelltag, Mindestbestellwert bzw. Frachtfreigrenze. Zur Ermittlung des korrekten Einkaufspreises können Sortimentsrabatte im Lieferantenstamm hinterlegt werden.

Im Artikelstamm werden die Bestellvorgaben des Lieferanten jedes einzelnen Artikels hinterlegt. Dies sind zum Beispiel: Einkaufspreis, Einkaufsgebinde-Mengen, abweichende Liefertage. Zusätzlich werden in Abhängigkeit der Wiederbeschaffbarkeit und den baulichen Gegebenheiten die Mindest- und Meldebestände eingetragen.

Ziele des Bestellwesens​

Das Ziel einer guten Lagerhaltung ist es, minimale Bestände vorzuhalten und gleichzeitig Fehlmengen zu vermeiden. Der optimale Bestellzeitpunkt und die optimale Bestellmenge orientieren sich an dem zu erwartenden saisonalen Bedarf und nicht an statistischen Parametern wie Minimal- oder Maximalbeständen.

Zum Zeitpunkt des Wareneingangs und der Eingangsfakturierung ist es wichtig, sorgfältig zu arbeiten, um korrekte Lagerbestandszahlen im System vorzufinden und eine genaue Bewertung der Waren zu ermöglichen.



Alle Vorgänge des Bestellwesens werden in FACTO erfasst. Somit ist der Bestellprozess für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar bzw. der Finanzbedarf zu erwartender Lieferungen einsehbar.

Für den Handelsbetrieb bedeutet dies: - Optimierung des Artikelbestandes - exakte Ermittlung des mittleren bzw. des gleitenden Einkaufspreises - Übersicht offener Lieferungen - Erkennung von Lieferverzug des Lieferanten - exakte Nachkalkulation von Verkäufen mit Kundenkommission

Bestellkontrolle​

In einer Bestellung ist zu jeder Zeit der Stand der Abarbeitung einsehbar. Zu jeder Position werden die Salden für „geliefert“ und „berechnet“ nachfolgender Lieferscheine und Rechnungen geführt. Die Differenz der Bestellmenge und der noch nicht gelieferten Menge wird als „offen“ angezeigt. Wurde eine Bestellung komplett abgearbeitet, also alle Artikel geliefert und berechnet, wird die Bestellung automatisch ins Belegarchiv verschoben.

Belegverlauf​

Im Belegverlauf ist jeder einzelne Kunden-, Lieferanten- bzw. Filialbeleg, aus dem der Beleg hervorgegangen ist bzw. die aus diesem Beleg erstellt worden sind, ersichtlich.

Arten der Bestellungen​

Bestellungen können über unterschiedliche Wege erstellt werden:

  • manuelle Erfassung von Bestellungen
  • Bedarfsermittlung über die Bestellvorschlagsliste
  • automatische Disposition mittels Bestellvorschlägen je Lieferant
  • für einen Kundenauftrag als Lagerbestellung
  • für einen Kundenauftrag als Transit-/Streckenlieferung
  • für einen Umlagerungsauftrag einer Filiale Grundsätzlich wird bei Bestellungen zwischen Lager- und Streckenlieferungen unterschieden. Streckenlieferungen werden generell auf Basis eines Kundeauftrages beim Lieferant ausgelöst und direkt an den Kunden geliefert. Lagerbestellungen werden an den Verkäufer geliefert und in dessen Lagerbestand aufgenommen.

Lagerbestellungen​

Allgemeiner Ablauf​

Jeder Bestellvorgang beginnt mit einer Bedarfserfassung. Die daraus resultierende Bestellung wird in FACTO erfasst und vom Disponent an den Lieferanten übermittelt. Das kann klassisch per Fax, Telefon oder E-Mail, bzw. via EDI ORDERS oder im lieferanteneigenen Bestellformat für eine elektronische Weiterverarbeitung erfolgen.

Beim Wareneingang werden die Warenlieferungen manuell oder mittels MDE-Gerät erfasst und mit der Bestellung abgeglichen. Beim Verbuchen der Warenlieferungen werden die Artikelbestände sowie der Bestellbestand korrigiert. Optional kann hier bereits die Neuberechnung des mittleren und des gleitenden Einkaufspreises erfolgen.

Die Eingangsrechnung wird mit den Lieferscheinen abgeglichen und eventuell auftretende Unstimmigkeiten entweder mit dem Lieferant direkt geklärt oder mittels Belastungsanzeigen innerhalb der Zentralfakturierung. Beim Verbuchen der Lieferantenrechnung wird u.a. die Berechnung des mittleren und des gleitenden Einkaufspreises durchgeführt.

Dispositionsparameter​

Im Lieferantenstamm müssen folgende Dispositionsparameter gepflegt werden:

  • eigene Kundennummer beim Lieferanten
  • Liefertage
  • Mindestbestellwert
  • Frachtfreigrenze
  • Wochentage, an denen bestellt werden darf
  • Kennzeichnung Lager- oder Streckenlieferant für automatische Erstellung von Bestellvorschlägen
  • Dispositionsrhythmus für automatische Erstellung der Bestellvorschläge
  • nur in Einkaufs- oder auch Verkaufsgebinden (Teilmengen) bestellbar
  • Bestellsperre, damit keine weiteren Bestellungen bei diesem Lieferanten ausgelöst werden Im Artikelstamm müssen folgende Dispositionsparameter gepflegt werden:
  • Mengenumrechnungen für Einkaufsgebinde
  • Hauptlieferant
  • Einkaufspreis
  • Artikelnummer des Lieferanten (Bestellnummer)
  • abweichende Liefertage von den Lieferanteneinstellungen
  • Einkaufsgebinde Menge und Gebinde Einheit
  • Bestellung von Teilmengen der Einkaufsgebinde zulassen
  • Dispositionszeitraum
  • Dispositionsformel
  • Dispositionssperre

Die Ermittlung des voraussichtlichen Tagesbedarfs, des optimalen Meldebestandes, der Umschlagszahl sowie die ABC- und XYZ-Klassifizierung auf Basis der bereits erfassten Kundenumsätze sollte regelmäßig gestartet werden, damit saisonale Schwankungen besser berücksichtigt werden können.

Bedarfsermittlung​

Bevor die Bestellvorschlagsliste erzeugt wird, stellt der Disponent die gewünschten Auswahlparameter wie Lieferant oder Artikelsortiment ein. Anschließend wird festgelegt, welcher Dispositionszeitraum und welche Bedarfsinformationen anderer Programmodule einfließen sollen. Mittels des Verbrauches aus einer Vorjahresperiode kann der zu erwartende Bedarf berücksichtigt werden.



Aus der Bestellvorschlagsliste können die markierten Artikel direkt in eine Bestellung übergeben werden.

Automatische Bestellvorschläge​

Alle Lieferanten und deren Artikel mit vollständig gepflegten Dispositionsparametern werden bei der automatischen Erstellung der Bestellvorschläge berücksichtigt. Damit die Bestellvorschläge eines jeden Tages automatisch vorliegen, empfiehlt es sich, diesen Menüpunkt zeitgesteuert täglich vor Arbeitsbeginn zu starten.

Die Berechnung des Bedarfs erfolgt mittels von FACTO festgelegten Algorithmen.

  • Bestellbestand im Wiederbeschaffungszeitraum ohne Transitbelege
  • Auftragsbestand im Wiederbeschaffungszeitraum ohne Transitbelege
  • reservierte Menge
  • Dispositionszeitraum
  • Ermittlung des Bedarfs bei Unterschreitung des Meldebestandes im Dispositionszeitraum unter Berücksichtigung folgender Parameter:
    • Bestellbestand
    • reservierte Menge
    • Auftragsbestand
    • bis höchstens Maximalbestand


Vor der Erstellung der neuen Bestellvorschläge werden alle vorhandenen ins Belegarchiv verschoben. Diese werden nicht mehr benötigt, da sich der Bedarf auf Grund von Verkäufen geändert haben kann. Ein Bestellvorschlag wird unabhängig vom Bestelltag und des Dispositionsrhythmus erstellt, wenn FACTO die Unterschreitung des Melde- oder gar des Mindest-bestandes im Wiederbeschaffungszeitraum diagnostiziert.

Die Bestellvorschläge sind vom Disponenten zu kontrollieren und als Bestellung zum Lieferanten zu senden.
 

Belegfluss​



Werden für den Transport der Waren vom Lieferanten zum Standort Speditionen beauftragt, wird die Bestellung in eine Frachtanfrage und nach Bestätigung in einen Frachtauftrag übergeben. Die Frachtrechnung fließt ebenfalls in die Berechnung der tatsächlichen Frachtkosten je Artikel ein.

Belastungsanzeigen sind nur bei Verwendung einer zwischengeschalteten Zentralfaktura von Bedeutung. Fehlmengen aus Warenlieferungen und falsche Preise aus Lieferanten-Rechnungen können mit einer Belastungsanzeige beim Lieferanten beanstandet werden.

Zentralfaktura​

Werden Lieferantenrechnungen über die Zentralfakturierung eines Einkaufsverbandes abgerechnet, müssen Abweichungen der gelieferten Mengen mit dem Warenlieferschein und Preisabweichungen der Lieferantenrechnung mit vorher ausgehandelten Preisen mit Hilfe einer Belastungsanzeige beim Lieferanten beanstandet werden. Der Lieferant stellt an Hand seines Lieferscheins die Waren in Rechnung. Die Zentralfakturierung bucht den Betrag in aller Regel vom Konto des Warenempfängers ab. Somit sind Korrekturen der Lieferantenrechnung nicht möglich und es bleibt nur der Weg, über Belastungs-Anzeigen zu einer Gutschrift zu kommen. Das Ziel von Belastungsanzeigen ist es, Fehlmengen nicht erst in den Bestand aufzunehmen und immer einen korrekten mittleren und gleitenden Einkaufspreis zu ermitteln. Sollte eine Belastungsanzeige vom Lieferanten nicht bestätigt werden, muss diese mit einer Rückbelastung verarbeitet werden. Dabei werden beanstandete Mengendifferenzen mit dem Artikelbestand verrechnet und Preisdifferenzen bei der Ermittlung des mittleren und gleitenden Einkaufspreises nachträglich berücksichtigt.

Bestellungen für einen Kundenauftrag​

Die Basis von Bestellungen für einen bestimmten Kunden ist ein Kundenauftrag. Die zu bestellenden Artikel werden aus dem Auftrag in eine Bestellung übergeben. Der Disponent ordert die Ware beim Lieferanten. Wird eine Warenlieferung für eine Kundenbestellung gebucht, wird der entsprechende Kundenauftrag mit „Wareneingang erfolgt“ (grün) gekennzeichnet. Der Verkaufsmitarbeiter kann somit den Kundenauftrag abarbeiten.

Transit- bzw. Streckenbestellungen​

Bestellungen mit Direktlieferungen an Kunden werden auf Grundlage eines Kundenauftrages erstellt. Als Lieferadresse für den Lieferanten wird die des Kunden oder der Kundenbaustelle angegeben. In der Regel erhält der Verkäufer keinen Lieferschein vom Lieferanten, sondern nur die Rechnung. Diese Rechnung wird mit der Bestellung abgeglichen und verarbeitet. Beim Verarbeiten von Transitrechnungen werden die Einkaufspreise in den Kundenbelegen aktualisiert, damit diese bei der Nachkalkulation exakte Ergebnisse liefern. Im Anschluss wird für den Kundeauftrag automatisch in eine Kundenrechnung erstellt. Dabei wird sichergestellt, dass alle von Lieferanten berechneten Artikel und Liefermengen dem Kunden berechnet werden.
Der Ablauf von Transitgeschäften ist in der Prozessbeschreibung der Auftragsbearbeitung detailliert dargestellt.

Rücklieferungen und Gutschriften​

Zuviel oder falsch gelieferte Artikel werden bei der Warenannahme erkannt und an den Lieferant zurückgeschickt. Diese Artikel werden nicht erst in den Artikelbestand aufgenommen. Der Lieferant ändert auf Grund der Beanstandungen die Lieferantenrechnung oder erstellt eine Gutschrift. Gutschriften für Artikelpositionen korrigieren keine Bestände sondern nur die Bestandsbewertung und den Umsatz beim Lieferanten. Gutschriften für Belastungspositionen werden in FACTO erfasst und korrigieren nur den Umsatz des Lieferanten.

Belegverarbeitung​

Während der Belegerfassung werden die Artikelpositionen je nach Belegart sofort verrechnet. Beim Bearbeiten von bestandsrelevanten Belegen wie Warenlieferungen und Lieferantenrechnungen wird der Artikelbestand in Echtzeit korrigiert und das Bestandsmutationsprotokoll aktualisiert. Im Anschluss des erfolgreichen Belegdruckes oder durch Aufruf von „Beleg verarbeiten“ werden die Artikel-Lieferantensalden, Artikel- bzw. Lieferanteneinkaufsinformationen (letztes Einkaufsdatum, letzter Einkaufspreis…), die Bestellsalden „geliefert“ bzw. „berechnet“ und die Periodenablage geschrieben. Im Anschluss wird der Abarbeitungsstand der verknüpften Bestellungen ermittelt und komplett abgearbeitete Bestellungen ins Belegarchiv verschoben. Am Schluss werden verknüpfte Kundenaufträge gesucht und diese als „Wareneingang erfolgt“ (grün) gekennzeichnet und in alle verknüpften Kundenbelege der tatsächliche Einkaufspreis zur Nachkalkulation eingetragen.

Belegarchiv Bestellwesen​

Das Belegarchiv für Lieferantenbelege funktioniert analog dem Belegarchiv der Auftragsbearbeitung (siehe Prozessbeschreibung Auftragsbearbeitung). Die Funktion „Beleg aktivieren“ startet einen neuen Bestellvorgang. Dabei werden alle Artikelpositionen in eine neue Bestellung kopiert, ohne die Verknüpfungen zu anderen Belegen und zur Bestandsverrechnung.