Lieferantenbelege abgleichen

Verwendung

Dieser Menüpunkt wird zum Abgleichen von in FACTO erfassten Lieferantenbelegen mit den von Lieferanten gesendeten Waren bzw. Belegen verwendet. Folgende Belegarten können abgeglichen werden:

• Bestellungen
  Dient zum Abgleich von Terminaldaten (MDE) bzw. Aufstellungen aus Warenlieferungen und in FACTO erfassten Bestellungen, mit dem Ziel Wareneingangslieferscheine zu erstellen.
  
  
• Lieferantenrechnungen und Lieferantengutschriften
  Dient zum Abgleich von elektronisch übermittelten Lieferantenrechnungen und Lieferantengutschriften mit in FACTO erfassten Bestellungen, Belastungsanzeigen bzw. Warenlieferungen, mit dem Ziel, diese in Eingangsrechnungen bzw. Gutschriften zu überführen.
  
  

Die Funktion zum Abgleich von Warenlieferungen ist noch nicht freigeschalten.  

Bestellungen abgleichen

Im Wareneingang wird die gelieferte Ware mittels MDE-Gerät erfasst und muss anschließend mit der Bestellung im FACTO abgeglichen werden. Die Daten des MDE-Gerätes können zur Kontrolle mit dem Lieferschein des Lieferanten in eine Aufstellung eingelesen werden. Zum Abgleich der Warenlieferung mit der Bestellung werden die Daten des MDE-Gerätes oder die erzeugte Aufstellung in die Artikelliste eingelesen. Im Anschluss wird die abzugleichende Bestellung ausgewählt. Sollte der Lieferant mehrere Bestellungen zu einer Warenlieferung zusammengefasst haben, können auch mehrere Bestellungen für den Abgleich verwendet werden. Alternativ können die Bestellungen auch von FACTO ermittelt werden. Die Artikelpositionen der Bestellungen werden den Lieferpositionen zugeordnet. Jede Bestellung wird auf einem separaten Reiter zur Kontrolle angezeigt.

Im Anschluss ist die Lieferscheinnummer als Fremdbelegnummer einzutragen und das Lieferdatum anzugeben. Der Standardlieferant ist nur für gelieferte Artikel ohne Bestellung notwendig. Anschließend werden eventuelle Mengendifferenzen abgearbeitet. Hinweise bzw. notwendige Aktionen werden je Artikelposition in der Spalte „Fehlertext“ angezeigt. - Grün: Bestellte Menge wurde geliefert. Keine Aktion für diese Position notwendig. - Gelb: Artikel wurde nicht geliefert oder es wurde mehr bestellt als in der Lieferung enthalten. - Rot: Überlieferung! Es wurde mehr geliefert als in der Bestellung enthalten. - Ohne: Der gelieferte Artikel wurde nicht bestellt. Wird die zu viel gelieferte Ware angenommen, ist keine Korrektur seitens des Nutzers notwendig. Anderenfalls besteht die Möglichkeit, dem Lieferanten die Ware über eine sofortige Rücklieferung zurückzugeben oder über eine Belastungsanzeige die Liefermenge zu reklamieren. Ebenso ist mit nicht bestellter Ware zu verfahren. Sollte die nicht bestellte Ware dennoch angenommen werden, muss noch der Standardlieferant oder der Lieferant für die Position eingetragen werden.



Nachdem alle Fehlermeldungen abgearbeitet wurden, werden aus dem Belegabgleich die FACTO Wareneingänge sowie optional Rücklieferungen bzw. Belastungsanzeigen erstellt. Sollte der Lieferant mehrere Bestellungen zu einer Warenlieferung zusammengefasst haben, kann in FACTO für jede Bestellung ein separater Wareneingangsbeleg erstellt werden. Die erstellen Belege werden zur Kontrolle angezeigt und können sofort im Anschluss weiterverarbeitet werden.



- Beleg schließen: Beleg muss unter „Bestellung bearbeiten“ fertiggestellt werden - Beleg verarbeiten und drucken: Belegabarbeitung wird mit Belegdruck fertiggestellt - Beleg verarbeiten: Belegabarbeitung wird ohne Belegdruck fertiggestellt - Beleg zur Nachbearbeitung öffnen: Beleg wird unter „Bestellung bearbeiten“ geöffnet

Lieferantenrechnungen abgleichen

Elektronisch übermittelte Lieferantenrechnungen werden in der Regel von der Zentralfakturierung im EDI-Format bereitgestellt und im Menüpunkt „EDI-D96A Import“ in FACTO eingelesen. Diese Belege werden in FACTO zwischengespeichert und müssen noch mit FACTO Belegen abgeglichen sowie bestätigt werden. Erst dann erfolgt die Übergabe an das Rechnungsbuch und damit an die Finanzbuchhaltung.

Eine Liste aller abzugleichenden Lieferantenrechnungen bzw. Gutschriften wird angezeigt. Bei Verwendung mehrerer Zentralregulierungen kann die Liste entsprechend eingeschränkt werden. Belege mit zuordenbaren Warenlieferungen bzw. Bestellungen werden farblich gekennzeichnet. Die Farben haben folgende Bedeutungen: - Grün: Menge und Preis der Warenlieferungen stimmen mit der Rechnung überein. Der Beleg kann ohne weitere Bedienereingriffe verarbeitet werden. - Geld: Menge stimmt mit Warenlieferung überein und die Preisabweichung ist in der geduldeten Toleranz. - Rot: Es wurden Warenlieferungen gefunden aber die Mengen stimmen nicht überein oder die Preisabweichung ist außerhalb der zulässigen Toleranz. - Keine: Es wurden keine Warenlieferungen für diese Lieferantenrechnung gefunden.
Die Ermittlung der zuordenbaren Warenlieferungen erfolgt über die Lieferscheinnummer des Lieferanten oder über die FACTO Bestellnummer, falls der Lieferant diese in der Rechnung angibt. Zur Kontrolle wird der abzugleichende Lieferantenbeleg rechts angezeigt. Mit einem Doppelklick auf die Beleganzeige, können die Belegkopf-Informationen im Detail eingesehen werden.



Im oberen Bereich werden die Lieferanten- und Abgleichinformationen angezeigt. Auf der linken Seite die Artikelinformationen des abzugleichenden Beleges und auf der rechten Seite die Warenlieferungen aus FACTO. Mittels „Drag & Drop“ werden die Artikelpositionen der Warenlieferungen dem abzugleichenden Beleg zugeordnet. Zur Erhöhung der Übersichtlichkeit können die zugeordneten Positionen ausgeblendet werden, sodass nur Positionen mit erforderlicher Nutzereingabe angezeigt werden. Der Button „Beleg abgleichen“ versucht die Positionen anhand der Artikelnummer eigenständig dem abzugleichenden Beleg zuzuordnen.



In den Abgleichpositionen werden positive Preisdifferenzen „Grün“ und negative Preisdifferenzen „Rot“ dargestellt. Mengendifferenzen werden immer mit einem roten Hintergrund gekennzeichnet. Positionen ohne Zuordnung werden ohne entsprechenden Wareneingang übernommen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, den Wert einer Position auf die anderen aufzuteilen. Zum Beispiel einen Fracht- oder Mindermengenzuschlag und ähnliches (siehe Abbildung 7).



Für den abzugleichenden Beleg steht eine Reihe von zusätzlichen Optionen zur Verfügung: - Preisdifferenz über Verrechnungsposition ausgleichen:
Die gesamte Preisdifferenz wird über einen zusätzlichen Artikel korrigiert. - Preisdifferenz über Belastungsanzeige ausgleichen:
Die Preisdifferenz wird je Artikelposition mittels Belastungsanzeige beim Lieferant beanstandet und später über eine Wertgutschrift des Lieferanten korrigiert. - Preisdifferenz aufteilen:
Die Preisdifferenz wird auf alle Artikel entsprechend des Gesamtwertanteils der Artikelposition aufgeteilt. - Mengendifferenz über Belastungsanzeige ausgleichen:
Mengendifferenzen werden mittels Belastungsanzeige beim Lieferanten beanstandet und später über eine Wertgutschrift des Lieferanten korrigiert. - Mengendifferenz akzeptieren:
Die Mengendifferenz wird in FACTO verbucht und bezahlt. - Belastungsanzeige für gesamten Beleg:
Sollte der Beleg komplett falsch sein, kann dieser über eine Belastungsanzeige komplett beanstandet werden.

Mit dem Button „FACTO Eingangsbeleg erstellen“ wird der eigentliche Belegabgleich durchgeführt und die in FACTO zu verbuchende Eingangsrechnung bzw. Eingangsgutschrift und gegebenenfalls die Belastungsanzeige erstellt. Die Belege werden vor dem Verarbeiten analog dem Abgleich von Bestellungen auf einer Ergebnisseite angezeigt und können hier verarbeitet oder nachbearbeitet werden.