Inventurplan erstellen für permanente Inventur
Voraussetzungen
Bei einer permanenten Inventur müssen alle Artikel im Geschäftsjahr mindestens einmal gezählt werden. Um das sicherzustellen bedarf es einiger Stammdatenpflegearbeiten, sowie organisatorischer Anforderungen. Damit eine permanente Inventur durchgeführt werden kann, sind eventuell rechtliche Anforderungen mit dem Steuerberater abzuklären.
In FACTO sind folgende Stammdatenvoraussetzungen zu schaffen:
- Aufteilung der Mitarbeiter in Teams je zuständiger Abteilung
- alle nicht mehr benötigten Artikel als gesperrt kennzeichnen
- Wenn die Erfassung je Verkaufsfach erfolgen soll, dann muss das Verkaufsfach beim Artikel hinterlegt werden.
Es muss für alle Artikel je Verkaufsfach bzw. Lieferant analysiert werden, wann der beste Zeitpunkt für eine Inventur ist. Dabei werden Parameter wie saisonal niedriger Bestand, Ende des saisonalen Verkaufs, usw. berücksichtigt.
Zusätzliche Informationen zur Durchführung einer Inventur finden sie u.a. bei Wikipedia
Ablauf
Die Zählung sollte idealerweise morgens vor Geschäftsöffnung oder während der Zeit mit möglichst wenig Kundenverkehr erfolgen.
Jedes Team sucht sich ein noch nicht gezähltes Verkaufsfach oder Lieferanten aus und eröffnet eine neue Inventur.
Die zu zählenden Artikel werden in der Artikelliste angezeigt. Können die Artikel nicht mit dem MDE Gerät erfasst werden, kann die Liste gedruckt oder auch in eine Inventurzählliste übergeben werden.
Nach dem Erfassen des aktuellen Artikelbestandes wird die erstellte Inventurzählliste in die zuvor eröffnete Inventur importiert.
Eventuelle Differenzmengen werden sofort kontrolliert und gegebenenfalls die betroffenen Artikel wiederholt gezählt. Der Ablauf der Kontrolle und Verarbeitung der Inventur erfolgt analog den Prozessen der Stichtagsinventur
Hinweis:
Die Inventur darf erst am Folgetag abgeschlossen werden! Optional ist auch ein Abschluss nach der Geschäftszeit am gleichen Tag möglich.
Rechteverwaltung
Den Inventurplan kann immer nur ein Arbeitsplatz zum Bearbeiten öffnen. Die Tabelle „Inventurplan“ wird komplett gesperrt. Nur der Inventurverantwortliche sollte die Rechte zum Bearbeiten des Inventurplans besitzen. In der Rechteverwaltung kann das Bearbeiten für alle anderen Mitarbeiter gesperrt werden. Zusätzlich kann die Anzeige auf die Teams des Mitarbeiters reduziert werden. Hat ein Mitarbeiter keine Rechte zum Bearbeiten des Inventurplanes kann er zu jeder Zeit im „nur Lesemodus“ geöffnet werden.
Artikel mit Bestandsfehlern
In der Liste werden Artikel mit einem aktuell negativen Bestand angezeigt. Ein negativer Bestand deutet auf einen fehlerhaften Wareneingangsprozess oder nicht erfasste Artikelbestände hin. Diese Artikel müssen bei der täglichen Inventur unbedingt mit gezählt werden. Auch wenn es bereits eine Zählung im aktuellen Geschäftsjahr gab.
nicht zugeordnete Artikel
Alle verwendeten oder geschlossenen Artikel ohne Zuordnung im Inventurplan werden gruppiert nach Verkaufsfach bzw. Lieferant angezeigt. Im Laufe des Jahres müssen neu erfasste Lieferanten in den Inventurplan aufgenommen werden.
Inventurplan erstellen
Der Inventurplan zeigt die Zuordnung der Verkaufsfächer und Lieferanten für die Mitarbeiterteams an. Es wird der Abarbeitungsstand im aktuellen Geschäftsjahr ermittelt und prozentual dargestellt. Überfällige, noch nicht begonnene Zählungen, werden rot und nicht vollständig erfasste Bestände orange dargestellt. Komplett gezählte Lieferanten bzw. Verkaufsfächer werden grün hinterlegt.
Mitarbeiterteam einfügen
Um einen Inventurplan zu erstellen, markieren Sie einen Lagerort und fügen die gewünschten Teams einzeln in die Liste ein.
Zeitraum einfügen
Sollen Artikel in einem bestimmten Zeitraum gezählt werden, wird zu dem betreffenden Team eine Zählperiode (Quartal, Monat oder Kalenderwoche) hinzugefügt.
Verkaufsfächer / Lieferanten zuordnen
Im Inventurplan wird der Satzzeiger auf die gewünschte Zeile gestellt und aus der Liste der nicht zugeordneten Artikel die Einträge mittels Doppelklicks in den Plan eingefügt. Alternativ können die nicht zugeordneten Verkaufsfächer und Lieferanten in der Liste markiert und via Drag & Drop in den Plan eingefügt werden.
Inventurplan korrigieren
Soll die Zuordnung eines Verkaufsfaches bzw. Lieferanten in eine andere Periode oder ein anderes Team geändert werden, wird der betreffende Eintrag einfach via Drag & Drop an die betreffende Stelle verschoben. Es können auch Einträge aus der Liste entfernt werden um diese später an anderer Stelle wieder einzufügen.
Änderungen übernehmen
Alle Änderungen im Inventurplan werden erst wirksam, wenn der Plan beim Verlassen gespeichert wird. Alternativ kann mittels des Buttons „Aktualisieren“ der Plan ebenfalls gespeichert und neu eingelesen werden.
Inventur des Tages vorbereiten
Im Inventurplan wird das zu zählende Verkaufsfach bzw. der Lieferant markiert. In der Artikelliste rechts werden alle Artikel angezeigt (nur die ersten 500 Artikel). Hier wird eine neue Inventur ohne Artikel eröffnet. Im Namen der Inventur wird das Team und das Verkaufsfach bzw. der Lieferant eingetragen.
Verfügen die Artikel über keinen Scancode, sodass eine Standarderfassung mittels MDE Gerät nicht möglich ist, kann optional mit Hilfe der Funktion „Drucken“ die Artikelliste ausgegeben werden. Es besteht die Möglichkeit sofort eine Zählliste für diese Artikel zu erstellen.