Notfallprojekt für Kasse und Barverkauf

Was ist ein Notfallprojekt?

Das Notfallprojekt ist für den Serverausfall bei Netzwerkinstallationen gedacht. Störungen können unter anderem ein Schaden an der Netzwerkverkabelung, ein Defekt des Servers oder Server- Wartungsarbeiten sein. Während dieser Zeit kann an den dafür vorgesehenen Kassen- und Barverkaufsarbeitsplätzen unter Einschränkungen weiterverkauft werden. Es können nur Kassenbons, Barverkaufsbelege und Lieferscheine an Bestandskunden erstellt werden. Diese Belege werden in einer FACTO Datenaustauschdatei gesammelt und mit dem Kassenabschluss zu einer FACTO Importdatei zusammengefasst. Sobald FACTO im Netzwerk wieder funktioniert müssen diese Dateien (*.FAN) in das FACTO Importverzeichnis übertragen und anschließend verarbeitet werden.

Installation

Voraussetzung

Auf den Notfallarbeitsplätzen muss die gleiche Version des SQL Interbase Datenbankservers analog des Servers installiert werden. Allerdings ist hier eine Einplatzinstallation ausreichend.

Achtung! Bei einem Programmupdate des SQL Interbase Datenbankservers müssen ebenfalls die Datenbankserver der Notfallarbeitsplätze aktualisiert werden!

Der Netzwerkserver stellt die täglich gesicherten Daten für die Notfallarbeitsplätze zum Herunter-laden bereit. Ausreichend sind hierbei die Globale- (FAC5.IB) und die Stammdatenbank (FAC5STD.IB). Aktuelle Archivdaten (FAC5ABL.IB) werden zum Arbeiten in einem Notfallprojekt nicht benötigt!

Datenprojekt anlegen

Auf jedem Notfallarbeitsplatz wird mit den FACTO Administrator ein lokales Datenprojekt mit einem Mandanten angelegt.

Dieses Projekt wird als Notfallprojekt gekennzeichnet. Das geschieht auf der Seite „Einstellungen“ des Datenprojektes in den „zusätzlichen Projekteinstellungen“. Zum Aufruf drücken Sie den Schalter „Datenbank Sicherheit“. Nach Eingabe des SQL Datenbankpasswortes wird das Einstellungsfenster geöffnet. Das SQL-Datenbankpasswort muss dem der Netzwerkinstallation entsprechen. Nach Aktivieren des Schalters „Notfallprojekt“ werden die Einstellungen mit „OK“ übernommen. Gegebenenfalls wird eine Warnung zum erneuten Überprüfung der SQL-Datenbanken angezeigt, damit das geänderte Datenbankpasswort in die SQL-Datenbanken übernommen wird.

Aktualisierung der Daten

Die Notfallarbeitsplätze müssen täglich vor Arbeitsbeginn die vom Server bereitgestellten SQL-Datenbanken herunterladen, damit bei einem Serverausfall aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Zum Aktualisieren der Daten wird die dafür vorgesehene Batch (Stapelabarbeitung) gestartet. Diese Batch kopiert gleichzeitig die erstellten Umsatzdateien aus Verkäufen im Notfallprojekt auf den Netzwerk-Server. Die Ausführungszeit kann je nach Netzwerkgeschwindigkeit und Datenumfang einige Zeit in Anspruch nehmen.

ACHTUNG! Vor dem Kopieren der SQL-Datenbanken ist unbedingt sicherzustellen, dass im Exportverzeichnis des Notfallprojektes keine *.DEN Dateien mehr vorhanden sind. In diesem Fall wurde die Arbeit im letzten Notfallprojekt noch nicht korrekt abgeschlossen. Bevor die SQL-Datenbanken aktualisiert werden können, ist unbedingt der Kassenabschluss mit den bestehenden Notfalldaten durchzuführen.

Nach dem Kopieren der SQL-Datenbanken müssen diese für das Arbeiten in einem Notfallprojekt aufbereitet werden.

Werden nicht alle SQL-Datenbanken kopiert ist unbedingt ein Datenbankupdate notwendig.

//C:\Program Files (x86)\MSC-Elba\Facto5\Exe\FaMenu.exe /D[Projekt] /M[Mandant] /ADBUpdate //

Damit beim Verkauf im Notfallprojekt immer ein eigener Kassenbericht erstellt wird müssen eventuell vorhandene Berichte entfernt werden.

//C:\Program Files (x86)\MSC-Elba\Facto5\Exe\FaMenu.exe /D[Projekt] /M[Mandant] /ClearNotfall //

Beim Aufbereiten der Notfalldaten werden alle noch nicht verarbeiteten Kassenberichte, Kassenbons und Auftragsbelege entfernt. Nur Aufträge bleiben erhalten, damit Verkaufsbelege auf Basis eines Auftrages erstellt werden können. Zusätzlich werden alle Kassenladen freigegeben. Somit ist gewährleistet, dass immer ein separater Kassenbericht im Notfallprojekt erstellt wird.

Arbeiten im Notfallprojekt

Barverkauf

Das Notfallprojekt wird gestartet wie jedes andere FACTO Projekt. Die Hintergrundfarbe des Hauptprogramms ist ein Rotton. Zusätzlich wird ein Hinweis zum Arbeiten in einem Notfallprojekt angezeigt. Im Hauptprogramm steht nur eine begrenzte Auswahl von Menüpunkten zur Verfügung.

Mögliche Menüpunkte:

• Kunden bearbeiten
• Kunden anzeigen
• Artikel bearbeiten
• Artikel anzeigen
• Lieferscheine bearbeiten
• Barverkauf
• alle Kassenberichtsarten
• Grundeinstellungen
• Arbeitsplatzeinstellungen
• Kasseneinstellungen
• Kassenladen bearbeiten

Achtung! Eventuell notwendige Stammdatenänderungen während der Arbeit im Notfallprojekt werden nicht in das Hauptprojekt übernommen!

Im Menüpunkt Barverkauf stehen alle Funktionen zum Erstellen von Barverkaufsbelegen und Lieferscheinen zur Verfügung. Der Menüpunkt „Lieferscheine bearbeiten“ kann nur Lieferscheine erstellen. Optional auch auf der Basis von Aufträgen. Angebot, Aufträge, Gutschriften und Rechnungen können nicht erstellt werden.

Kassenprogramm

Im Kassenprogramm werden die Texte der Anzeige für Systeminformationen rot dargestellt. Zusätzlich wird ein Hinweis zum Arbeiten in einem Notfallprojekt angezeigt. Es stehen alle Kassenfunktionen außer „Bezahlung auf Rechnung“ zur Verfügung. Das Arbeiten in einem Kassenverbund ist nicht möglich!

Achtung! Eventuell notwendige Kasseneinstellungen während der Arbeit im Notfallprojekt sowie „geparkte“ Kassenbons werden nicht in Hauptprojekt übernommen!

Belegnummer

Für im Notfallprojekt erstellte Belege werden nicht die FACTO Nummernkreise verwendet. Es wird eine eigene immer 10stellige Belegnummer gebildet. In dieser Nummer ist das aktuelle Datum und Uhrzeit komprimiert abgebildet. Somit wird gewährleistet, dass es keine Dopplungen der Belegnummern geben kann. Außerdem ist sofort ersichtlich, dass dieser Beleg in einem Notfallprojekt erstellt wurde, da die Belegnummern aus den FACTO Nummernkreisen 8stellig sind.

Abschluss des Notfallprojektes

Nachdem die Serverinstallation wieder zur Verfügung steht ist unbedingt ein Kassenabschluss (Z Bericht) notwendig. Der Kassenabschluss fasst alle verarbeiteten Belege aus der FACTO Datenaustauschdatei (.DEN) im Exportverzeichnis des Notfallprojektes in einer FACTO Importdatei (.FAN) zusammen. Nach beenden der Programme Kasse bzw. WWS FACTO werden die Notfalldaten automatisch in das Importverzeichnis des Hauptprojektes kopiert.

Hinweis:
Sollte der Server über einen längeren Zeitraum nicht erreichbar sein, kann wie gewohnt zum Tagesende oder bei Bedienerwechsel ein Z-Bericht erstellt werden.  

Kontrollfunktion

Ist das Arbeiten im Hauptprojekt wieder möglich und es wurde noch kein Kassenabschluss erstellt, wird im Anmeldvorgang ein entsprechender Hinweis angezeigt!

Verarbeitung der Notfallumsatzdaten

Die Verarbeitung der im Notfallprojekt erstellten Umsätze und Kassenberichte kann mit der nächsten automatischen Einarbeitung des FACTO Filialdatenaustausches oder manuell im Menüpunkt „FACTO Datenimport“ erfolgen. Alle Artikel- und Verrechnungspositionen der Notfallbelege werden erneut verrechnet, damit Bestände, Salden, Belegverläufe usw. aktualisiert werden. Die Z-Berichte werden zur Weiterverarbeitung für die Finanzbuchhaltung bereitgestellt.